Effiziente und wirtschaftliche Prozesse sind heutzutage ein Muss, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen. Unternehmer sollten daher prüfen, welche Arbeitsschritte sie automatisieren können. Dies birgt unter anderem viele Vorteile. Die Prozessautomatisierung spart Kosten, steigert die Effizienz und sorgt für mehr Sicherheit, da Prozesse standardisierter ablaufen. Wenn immer alles gleich abläuft, dann haben Mitarbeiter einen besseren Überblick und können Vorgänge einfacher abwickeln.
Schaut man sich die Studie des IBM Institute for Business Value in Zusammenarbeit mit Oxford Economics an, so liegen die durchschnittlichen Einsparungen durch Prozessautomatisierung zwischen 25 und 50 Prozent.
Tools und Systeme zur Unterstützung
Prozessautomatisierung kann schon im kleinen Stil anfangen. Zum Beispiel in dem eine Rechnung automatisch und nicht von Hand erstellt wird. Im großen Stil sind umfangreiche Workflows davon betroffen, an denen mehrere Abteilungen und auch Partner arbeiten und verschiedene Datenquellen angebunden sein müssen. Gerade Immobilienunternehmen sind aktuell stark im Wandel.
Es empfiehlt sich der Einsatz einer Workflow-Engine, welche ermöglicht, dass die Prozesse im Backend automatisiert werden können. Welches Tool dafür genau zum Einsatz kommt, muss gut ausgewählt werden. Je nach Anwendung kann auch eine Kombination verschiedener Tools zum Einsatz kommen. Bei sehr komplexen und individuellen Prozessen muss gegebenenfalls sogar über eine Eigenentwicklung nachgedacht werden.
Analysieren und Umsetzen
Für den ersten Einstieg sollte sich das Unternehmen einen einfachen Workflow vornehmen. Am Anfang muss der Prozess genau definiert werden und es müssen sich folgende Fragen gestellt werden: Wer ist an welcher Stelle am Prozess beteiligt? Welche Daten gibt es zum Beispiel aus der rs online de Messtechnik? Wo gibt es Fehlerquellen und wie können diese vermieden werden? In den meisten Unternehmen lohnt es sich bei der Prozessoptimierung eine erfahrene Person aus der IT-Abteilung hinzuzuziehen.
Die Prozesse sollten hingegen so aufgebaut werden, dass man auch Änderungen vornehmen kann, denn Prozesse sind keine starren Konstrukte, sondern Abläufe, an denen man gegebenenfalls Optimierungen vornehmen möchte. Auch rechtliche Vorgaben und Änderungen haben oft Einfluss darauf, dass automatisierte Prozesse angepasst werden müssen. Ein klassisches Beispiel ist die Einführung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) gewesen. Hierbei mussten fast alle Unternehmen interne wie auch externe Prozesse komplett überarbeiten und neu aufsetzen.
Schritt für Schritt einführen
Die Prozessautomatisierung macht nur Sinn, wenn alle Beteiligten sich dabei auch wohlfühlen und jeder seine Arbeit gut erledigen kann. Daher macht es Sinn jegliche Automatisierungen Schritt für Schritt einzuführen und Änderungen für eine gewisse Zeit zu testen. In der Praxis ergeben sich dann oft Punkte oder Themen, an die man zuvor noch nicht gedacht hatte.
Viele Mitarbeiter sind auch anfangs skeptisch, wenn sich ihr gewohnter Arbeitsprozess plötzlich ändert oder der Prozess nun automatisiert ohne sie läuft. IT-Abteilungen machen sich oft nicht besonders beliebt, wenn sie Abläufe oder Tätigkeiten der Kollegen optimieren und automatisieren. Anonyme Online Bewertungen können helfen Probleme aufzuzeigen.
Begonnen werden sollte außerdem mit den Prozessen, die den wirtschaftlich größten Effekt haben. Also Prozesse, die durch ihre Optimierung und Automatisierung Geld einsparen oder dafür sorgen, dass in der gleichen Zeit mehr produziert werden kann. Unternehmen sollten aber nicht versuchen von heute auf morgen alle Prozesse zu automatisieren, sondern Schritt für Schritt vorgehen. Es besteht sonst die Gefahr, dass man sich in der Optimierung verzettelt und zu viele Baustellen gleichzeitig eröffnet. Auch haben so die Anwender genügend Zeit sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen.
