Wie managen Sie Ihre Zeit eigentlich?

Indem ich genau das tue, was ich auch meinen LeserInnen und TeilnehmerInnen empfehle: Konsequent Prioritäten setzen und sich auf das Wichtige und nicht das Dringende konzentrieren! Ich plane zum Beispiel jeden Tag am Abend zuvor und nehme mir bewusst Zeit für mich selbst, für die Familie, für Sport oder für andere schöne Dinge des Lebens.

Warum sollte man überhaupt Zeit sparen – was heißt das eigentlich?

Zeit sparen kann man überhaupt nicht, das ist nur eine Illusion! Zeit verrinnt, ob Sie das wollen oder nicht. Man kann die Zeit weder aufhalten, noch sparen noch totschlagen. Das einzige was wir tun können, ist, unseren Umgang mit der Zeit zu verbessern, um so mehr Qualität hineinzubringen. Es ist nur eine Frage der Prioritätensetzung!

Und wie setzt man nun am besten Prioritäten?

Es spielen immer zwei Dinge eine Rolle: Wichtigkeit und Dringlichkeit, wobei letztere termingesteuert ist. Die Realität ist, dass die meisten Menschen ihre Zeit mit viel zu vielen dringenden Dingen verbringen, die überhaupt nicht wichtig sind. Das Wichtige ist selten dringend, das Dringende ist selten wichtig!

Wir müssen lernen, uns nicht so sehr von der Tyrannei der Dringlichkeit vereinnahmen zu lassen! Im Büro macht man sich etwa schlicht und einfach eine Liste. Auch wenn ich nicht immer alles von meiner To-Do-Liste schaffe, so stelle ich zumindest sicher, die wichtigsten Dinge erledigt zu bekommen.

Stichwort Zettelwirtschaft als Zeiträuber: Was empfehlen Sie diesbezüglich?

Obwohl die Elektronik Einzug hält, wurde noch nie soviel kopiert und archiviert wie heute. Ich persönlich empfehle eine hängende Stehablage, denn alles in fette Ordner zu packen ist einfach sehr ineffizient. Am besten ist ein System, das man in kleine Einheiten unterteilen kann.

Das heißt, was sich vorher auf dem Schreibtisch gestapelt hat, wird um 90 Grad gekippt und man hat aufgrund der entsprechenden Reiter einen Überblick über sämtliche Vorgänge. Diese Unterteilungen in Mini-Mappen kann man anschließend wieder auflösen und neu verwenden.

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Welchen Stellenwert nehmen hier Farben ein?

Ich bin ein rechtshirnig-geprägter Mensch, d.h. ich bin kreativ – man könnte es auch chaotisch nennen. Daher sind Farben für mich ein sehr wichtiges Element. Ich arbeite auch mit Plastikhüllen in verschiedenen Farben und bunten Reiterchen, die sofort einen bestimmten Bereich symbolisieren. Rot sind z.B. die wichtigsten und dringenden Dinge; Blau ist für Sachliches, etwa die Buchhaltung; Gelb für Kreatives und Grün für die Hoffnung, also zukünftige Kunden.

Was sind die häufigsten Fehler in Bezug auf Zeitmanagement im Büro?

Fehler Nummer 1 ist zu viel auf einmal tun zu wollen – also sich zu „verzetteln“. Multitasking ist ein Mythos, der immer zu Lasten der Qualität geht! Fehler Nummer 2 betrifft Meetings: Man kann zwar dank moderner Technik Videokonferenzen durchführen, aber es gibt kaum etwas, bei dem man so viel Zeit von wichtigen Personen gleichzeitig verballert, wie bei schlecht organisierten Meetings.

In einigen Unternehmen konnte ich erreichen, Meetings im Stehen durchzuführen. Das ist ein wesentlicher Beitrag zur Betriebsgesundheit und man kommt schneller auf den Punkt! Das A und O ist aber die gute Vorbereitung und straffe Führung. Und der Fehler Nummer 3 sind Emails, in denen jeder über alles informiert und in jedem Verteiler ins CC gesetzt wird.

Wie muss das Büro der Zukunft aussehen, um mehr Zeit fürs Wesentliche zu haben?

Die Tendenz der „New Work“ geht dahin, flexibler zu arbeiten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Vieles lässt sich von der puren Anwesenheit entkoppeln, das führt natürlich auch zu dramatischen Änderungen in der Führungskultur, die früher von Beobachtung und Kontrolle dominiert war. Das ist doch Schnee von vorgestern! Heute geht es um Ergebnisse! Aber wir müssen auch bereit sein, uns zu verändern, ansonsten werden wir von der Arbeitswelt der Zukunft überrollt.