Ist die Registrierkassenpflicht Fluch oder Segen?

Die Registrierkassenpflicht ist beides zugleich – Fluch und Segen. Ein Segen für die Finanz, und sicher auch eine Erleichterung für die Übernahme der Daten in die Buchhaltung. Die Registrierkassenpflicht bedeutet für die Betriebe aber auch einen Mehraufwand, der noch gar nicht gänzlich abschätzbar ist, da die Registrierkassensicherheitsverordnung bislang nur im Entwurf existiert.

Wozu dient die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht hat den Hintergrund, dass alle Barumsätze für die Finanz nachvollziehbar sind und daher vollständig erfasst werden müssen. Unter Barumsätzen versteht man nicht nur Cash-Umsätze, sondern auch Kreditkarten- und Bankomatkarten-Umsätze, Zahlungen mit Gutscheinen oder Bons.

Was ist zum Thema Registrierkassenpflicht zu wissen?

Das Thema besteht eigentlich aus zwei Teilen: Aus der Barumsatzverordnung geht hervor, dass ab 1.1.2016 eine Belegerteilungspflicht besteht, auch wenn man nicht unbedingt registrierkassenpflichtig ist. Es ist daher für jeden Barumsatz ein Beleg zu erteilen, wobei es nur ganz wenige Ausnahmen gibt. Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) im Entwurf sieht eine Registrierkassenpflicht  ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro davon Barumsätze größer als 7.500 Euro vor. Ist man registrierkassenpflichtig muss man sich eine Registrierkasse oder Software anschaffen, die auch der RKSV ab 1.1.2017 entspricht. Allerdings weiß man noch nicht genau, welche der Kassen oder Programme den Anforderungen entsprechen werden oder nicht.

Das heißt, es gibt aktuell noch Unsicherheitsfaktoren?

Genau. Daher sind jetzt die Kassen- und Softwarehersteller gefragt, den Erfordernissen Rechnung zu tragen. Die Kunden sind natürlich verunsichert, vor allem jene, die sich zum ersten Mal eine Kasse anschaffen. Man sollte sich daher vom Kassenhersteller bestätigen lassen, dass die Geräte die Voraussetzungen ab 2017 erfüllen werden. Außerdem gibt es sehr viele Unternehmer, die sich mit dem Thema noch nicht intensiv beschäftigt haben, weil viele meinen, es würde sie gar nicht betreffen.

Wie kann man sich eine Registrierkasse vorstellen?

Eine Registrierkasse kann eine typische Kasse sein, wo man den Beleg direkt ausdrucken kann. Man kann aber auch ein Programm zur Leistungsverrechnung verwenden. Oder man strebt eine mobile Lösung an, etwa mit einem Tablet oder einem Handy, an die man einen Drucker ansteckt. Entscheidend ist, dass immer ein Beleg erteilt werden muss, ansonsten drohen Geldstrafen ab 5.000 Euro.

Welche Vor- und Nachteile bringt die Registrierkassenpflicht mit sich?

In der Hotellerie und Gastronomie sehe ich ganz klar den Vorteil der Kontrolle – auch der Mitarbeiter. Es gibt keine nicht erfassten Leistungen mehr, weil alles in der Kasse oder im Programm aufscheinen muss. Allerdings müssen sämtliche Mitarbeiter für den Fall einer Kontrolle durch die Finanzpolizei auf das Kassensystem oder die Hotelsoftware eingeschult werden. Die meisten Gastronomie- und Hotelleriebetriebe verfügen bereits über ein Hotelprogramm oder über eine Registrierkasse, wie etwa im Rezeptions- oder Restaurantbereich. Für jene bedeutet es jedenfalls ein Update der Systeme, sodass diese den neuen Anforderungen entsprechen. Für alle, die sich erst eine Registrierkasse oder Hotelsoftware anschaffen müssen, gibt es im Übrigen die Möglichkeit einer Förderung durch das Finanzamt.

Welche Tipps können Sie betroffenen Betrieben geben?

Handeln Sie jetzt! Zunächst muss geprüft werden, ob eine Kasse oder eine Software die Anforderungen der Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht ab 2016 bzw. 2017 erfüllt. Hier helfen der Steuerberater und die Hersteller. Ab 1.7.2016 kann man die Abrechnungssysteme beim Finanzamt registrieren lassen. Gerade Saisonbetriebe sollten sich schon jetzt mit der Thematik beschäftigen. Wichtig ist, dass man frühzeitig für das Inkrafttreten der Registrierkassensicherheitsverordnung am 1.1.2017 gerüstet ist.