Welche Punkte gehören zu einem effektiven Travelmanagement im Unternehmen? 

Eine Ansprechperson im Unternehmen, wobei diese Person die volle Unterstützung des Top Managements haben muss, sonst kann es kein e ektives Travelmanagment geben. Eine klare, einfache aber restriktive Reiserichtlinie, die von allen gelebt werden muss, inklusive des Top Management. Tools und interne Prozesse, die die Richtlinie im Unternehmen einfach umsetzen lassen. Internes und externes Reporting, um die Erfolge zu messen und etwaige „Ausreißer“ feststellen zu können. Aktuelle Profile der Reisenden, um sie auch jederzeit erreichen zu können, oder zumindest die notwendigen Basisinformationen zu haben. Notfallszenarien und Notfallpläne im Falle von Krisensituationen wie Erdbeben, Unfälle, Krankheiten oder anderen Ereignissen.

 

Welche Rolle spielt eine einheitliche Reiserichtlinie für ein Unternehmen?

Eine einheitliche Reiserichtlinie ist die Grundvoraussetzung für ein effektives Travelmanagement und für gute Einsparungen in Zusammenarbeit mit dem Reisebüropartner. Je strikter und klarer die Reiserichtlinie festgemacht ist, desto größer sind die Einsparungen die erzielt werden können. Die Richtlinie muss alle Mitarbeiter betreffen, vom einfachen Monteur bis zum Geschäftsführer und muss natürlich auch vom Top Management gelebt werden, wenn nicht, nützt die beste Richtlinie nichts.

 

Outscorcing oder inhouse -welche Lösungen bieten sich gerade für kleine Unternehmen im Travelmanagement an?

Das hängt vom Reiseverhalten und Volumen des Unternehmens ab. Sind es point to point Flüge und nur zu wenigen Destinationen innerhalb Europas, dann ist es relativ einfach das auch inhouse und intern abzubilden. Sind es komplizierte Reisen zu ausgefalleneren Destinationen außerhalb Europas, mit vielen Umbuchungen oder Zusatzbedürfnissen - wie Versicherungen, Visa, Übergepäck - dann wäre es ratsam auf professionelle Hilfe von außerhalb zurückzugreifen. Hier bieten aber viele große TMC´s (Travelmanagement Companies) auch Unterstützung bei Verhandlungen mit Leistungsträgern bzw. auch Bereitstellung von Stunden -, Tage – oder Wochenweise Support von externen Personal.

 

Was sind messbare Leistungsindikatoren bei Anbietern von Travelmanagementsystemen?

Regelmäßigkeit und Pünktlichkeit bei Reportingsystemen, die auch nachweisen ob und wie genau die Reiserichtlinie eingehalten wird. Erzielte Einsparungen beispielsweise durch den Einsatz von einem Selbstbuchungstool oder Änderungen in der Travel Policy. Nutzungsgrad von Selbstbuchungstools gegenüber Vergleichszeiträumen aus Vorperioden, oder anderen Ländern oder sogar vergleichbaren Kunden.

 

Welche Rolle spielen Kommunikationstechniken wie Smartphones etc. für ein modernes Travelmanagement?

Eine absolut sekundenaktuelle Information des Reisenden mittels verschiedener Apps. Reisepläne, Änderungen, Umbuchungen, Verspätungen, Gatewechsel, Flugzeugverspätungen, Flugstreichungen, einfach alles kann via Smartphones einfach und schnell an den Reisenden kommuniziert werden. Erreichbarkeit erleichtert jeden Business Trip um ein Vielfaches.

 

Welches sind die größten Zukunftsherausforderungen?

Die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden herausfi nden, erkennen sowie gemeinsam defi nieren und dann dafür auch die richtigen Lösungen maßgeschneidert und zeitnah anzubieten. Die Änderungen die durch Leistungsträger (Airlines, Mietwagenunternehmen, Hotellerie, Reservierungssysteme, Buchungsplattformen, ….) an unsere Industrie herangetragen werden, möglichst kostenneutral oder kostengünstig unseren Kunden anbieten zu können Dazu gehören die Ancillary Fees, also die Zusatzleistungen von Airlines, die im Moment nur direkt übers Internet buchbar sind. Oder auch Hotelraten inklusive Internetanbindung vorzugsweise wireless. Viele Unternehmen führen eine Nachhaltigkeitsdiskussion und führen zunehmend nachhaltige Unternehmenskulturen ein. 

 

Hat dieses Auswirkungen auf das berufliche Reisen und wie reagieren Travelmanagementanbieter auf solche neuen Herausforderungen?

Die Auswirkungen findet man hauptsächlich in den Reiserichtlinien der Unternehmen wieder und die TMC´s müssen noch flexibler und rascher auf diese Änderungen bzw. auch Marktänderungen reagieren.