Nach den Personalkosten ist der Unterhalt eines Fuhrparks in vielen Unternehmen einer der wesentlichen Kostenstellen. Die Gründe sind klar: Ein Auto ist in Anschaffung, Erhalt, Wartung und Betrieb schlicht und ergreifend teuer. Mit der Größe des Fuhrparks steigt der Aufwand, weil eigene Verwaltungssysteme benötigt werden. In früheren Zeiten gab es dafür einen eigenen Mitarbeiterdesk – ein zeitintensives, unpraktikables und teures System.

Gleichzeitig handelt es sich um ein durchaus heikles Thema: Dienstwägen sind für Mitarbeiter oft emotional beladen, daher können sie auf Veränderungen in der Car Policy sensibel reagieren. Transparenz ist damit ein entscheidender Faktor. Die Lösung liegt im 21. Jahrhundert auf der Hand: Ein professionelles IT-System macht Kosten sichtbar, bietet Transparenz und schafft schlanke Prozesse, die eine effiziente Fuhrparksteuerung ermöglichen. So erhalten Unternehmen den Freiraum, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Letztlich überwiegen die Vorteile zu den Anschaffungskosten einer umfangreichen IT-Lösung klar: Arbeitszeiten werden übersichtlich und Überstunden so reduziert, Stunden und Kilometer von Projekten werden transparent, bei Diebstahl können Fahrzeuge wiedergefunden und per Software mit einer Wegfahrsperre versehen werden.

Dazu kommt eine Reduktion der nötigen Telefonate, der Wegfall handschriftlicher Dokumentation, schnelle Hilfe bei Unfällen dank GPS-Ortung und eine Ersparnis von mehreren tausend Euro jährlich pro Fahrzeug. Das steigert die Wettbewerbsfähigkeit und sichert Arbeitsplätze. So kann das Thema auch den Mitarbeitern gut verkauft werden, denn die Vorteile sind in diesem Fall eindeutig auf beiden Seiten zu finden – vor allem dann, wenn man noch Incentives wie Boni für spritsparende Fahrweise bietet.