Was zeichnet eine erfolgreiche Veranstaltung aus?

Zu Beginn gilt es, sehr viele Fragen zu klären – von der Zielgruppe bis zur Location. Am Ende geht es immer um eine Gesamtinszenierung.

Was meinen Sie, wenn Sie von Inszenierung sprechen?

Das ist ein heikler Punkt. Der Kunde denkt meistens an ein Bühnenprogramm. Für uns beginnt die Inszenierung aber schon bei der passenden Einladungsform. Es wird rechtzeitig, mehrfach und über digitale Medien mit der Zielgruppe kommuniziert. Es geht weiter mit dem Empfang, dem Event selber und endet bei der Art der Verabschiedung. Reicht mir jemand die Hand? Wurde ein Taxi organisiert?

Wie wichtig ist die Auswahl der passenden Event-Location?

Sehr wichtig. Es ist viel zu kurz gedacht, nur auf die Anzahl der Gäste zu schauen. Man sollte sich auch Fragen stellen wie: Welches Image hat die Location? Was kann ich dort umsetzen? Hat man für mich und meine Bedürfnisse vor Ort Verständnis? Mit einer gut gewählten Location kann man als Veranstalter punkten und einen echten Mehrwert bieten.

Dabei sollte man sich nicht nur auf bereits etablierte Orte einschießen, sondern auch querdenken. Warum nicht mal ins Zirkuszelt oder ins Rechenzentrum einladen?

Wie findet man die geeignete Dekoration?

Das ist häufig ein Problem. Plötzlich wird die Dekoration für sich behandelt. Man besorgt genau den Strauß Tischblumen, den man schon immer gern gehabt hätte. Dabei ist Dekorieren mehr als Blumenbehübschung, sondern Teil der Gesamtinszenierung.

Worauf sollte man beim Catering achten?

Nach wie vor sollten No-Go's wie Anstellen beim Büfett oder zu schmale Gehwege unbedingt vermieden werden. Auch hier gilt es, die vorhandene Gedankenwelt aufzubrechen und Ausstattungen und Raumarchitektur neu zu denken.

Was sagt die Kleidung des Personals über ein Event aus?

Der Gast merkt, ob Einzelbausteine zusammengefügt wurden oder ob das Personal Teil einer durchdachten Inszenierung ist. Kurz gesagt: Bei einem Event zum Thema Regionalität und Ursprung sollte das Personal in Tracht gehen, bei einer Western-Veranstaltung karierte Hemden tragen.

Empfehlen Sie einheitliche, eventuell mit dem eigenen Firmenlogo gebrandete Personalkleidung?

Hier sollte man nicht vergessen, dass der Auftraggeber im Mittelpunkt steht. Das heißt: Nicht das Logo der Catering-Firma sollte an der Personalkleidung haften, sondern bestenfalls das der einladenden Firma. Der Gast soll in die besondere Welt des Auftraggebers eintauchen. Das schaffe ich nur, wenn ich bis ins kleinste Detail durchorganisiere und inszeniere. Der Gast hat ein sehr gutes Gespür und ist ein mündiger Beobachter.

Wo sollte man bei der Event-Organisation auf keinen Fall sparen?

Beim Budget und bei der Umsetzung geht es um Ausgewogenheit. In der Praxis erleben wir immer wieder, dass der Kunde versucht, Einsparungen selber umzusetzen. Häufig fehlt ihm dafür aber das nötige Know-how und er spart dort, wo es sichtbar ist.

Was funktioniert bei einem Event immer?

Wenn es wirklich auf den Punkt gebracht ist. Das spüren die Gäste. Es geht nicht darum, vor lauter „Wow“ wie erschlagen zu sein. Sondern um das Gesamtpaket: Räume, Atmosphäre, Licht, Programm, Essen – das muss alles stimmig sein. Der Gast muss sich wertgeschätzt und geehrt fühlen. Den Erfolg eines Events kann man mitunter daran ablesen, wie lange die Gäste bleiben. Denn das Wertvollste, was der Gast heute hat, ist seine eigene Zeit.

Ist improvisieren erlaubt, wenn einmal etwas nicht klappt?

Improvisation ist das Allerwichtigste. Ein Event muss extrem präzise geplant werden, damit für Adaptierung Platz ist. Man muss auf die Gäste eingehen und reagieren können. Sollte doch einmal etwas schiefgehen, ist eine offene Kommunikation das Wichtigste, sogar vor den Gästen. Nett, charmant, ehrlich und geradlinig – das ist immer die beste Lösung für den Moment.