Jeder Veranstalter hat die optimale Effizienz und die Steigerung der Teilnehmerzahlen als Ziel, wenn es um das eigene Event geht. Dabei sind nicht nur fähige Mitarbeiter und Partner das Um und Auf, sondern auch der Einsatz von technischen Hilfsmitteln erlangt immer größere Bedeutung. Das Angebot ist dabei riesig und die Auswahl der passenden Tools entscheidend. Dabei erleichtern IT-Lösungen nicht nur den Veranstaltern das Leben, sondern sorgen auch dafür, dass Gäste komfortabel bezahlen oder mit anderen Teilnehmern ganz einfach und problemlos kommunizieren können.

Apps für Besucher

Viele Event-Apps setzen schon vor der eigentlichen Veranstaltung an. Die Besucher können ihre Buchungsanfragen via App übermitteln oder den Eintrittspreis ganz einfach überweisen. Dies vereinfacht vieles, denn manuelle Zahlungsabwicklung kann oft ein mühsamer, mit Fehlern geplagter Prozess sein. Schlaue Apps erfassen Online-Zahlungen sofort und direkt und sichern sie direkt am Bankkonto. Gelder können nachverfolgt werden und Rückerstattungen in Echtzeit vorgenommen und überblickt werden.

Auch die Anmeldung mittels Smartphone oder Tablet ist möglich. Die Eventteilnehmer können dabei ohne Sorgen selbst sensible Daten angeben, denn Passwörter und SSL-verschlüsselte Verbindungen sorgen dafür, dass die Informationen geheim bleiben. Nach der Anmeldung können sich die Event-Apps auf die einzelnen Personen einstellen und auf ihre Wünsche und Vorstellungen reagieren. Durch die Angabe der Herkunft ändert sich beispielsweise die verwendete Sprache. Je detailreicher die Angaben der Teilnehmer sind, desto passendere Informationen können die Apps liefern.

Präsentation des Events

Durch die individuelle Präsentation mittels App kann jedem Teilnehmer das Event von der besten Seite gezeigt werden. Farben und Darstellungen können individuell geändert und Partner und Sponsoren an den besten Plätzen positioniert werden. Aktuelle Veranstaltungsdaten werden sofort angezeigt. Durch die Verbindung der App mit der Veranstaltungsdatenbank ist dies möglich.

Während des Events können Teilnehmer Programmpunkte speichern, damit sie ihre Favoriten nicht versäumen und sich Notizen dazu erstellen. Der Veranstalter kann Dateien und Dokumente entweder allen Besuchern oder nur bestimmten Gruppen zur Verfügung stellen. Interaktive Karten helfen, den Weg in großen unbekannten Locations zu finden, um schneller ans Ziel zu gelangen. Umfragen ermöglichen es, die Eventteilnehmer während der Veranstaltung in die Abwicklung miteinzubeziehen.

Videos und Displays

Durch Videokonferenzsysteme ist es möglich, auch Menschen an Veranstaltungen teilnehmen zu lassen, die nicht direkt vor Ort sind. Egal, ob es darum geht, Sprecher via großem Bildschirm in die Mitte des Auditoriums zu holen oder einzelnen Personen per Stream das Event auf dem Smartphone oder dem Tablet zu präsentieren.

Interaktive Displays direkt am Veranstaltungsort laden zum aktiv werden ein. Teilnehmer können sich über große Touchscreens ganz einfach Informationen aneignen, ohne dass Flyer oder andere Drucksorten benötigt werden. Aber nicht nur der Veranstalter kann so wichtige Facts präsentieren. Onlineplattformen ermöglichen den Gästen, selbst Informationen hochzuladen und sie mit anderen Teilnehmern zu teilen – Fotos oder Videos zeigen so die persönlichen Erlebnisse während des Events. Diese können dann wieder auf den großen Screens in den Locations und via App auf den Smartphones und Tablets der einzelnen Personen angesehen werden.

Nach dem Event ist vor dem Event

Nach der erfolgreichen Abwicklung eines Events ist der Einsatz von IT-Lösungen nicht zu Ende. Analyseinstrumente sorgen dafür, dass aus den gemachten Fehlern gelernt werden kann, aber auch dafür, dass positive Punkte sichtbar werden. Generelle Daten der Besucher können analysiert, die Besucherzahlen und Verweildauer der einzelnen Gäste untersucht werden. Auch die Wege, die während der Veranstaltung von den Menschen zurückgelegt wurden, können hervorgehoben und die Besucherströme für zukünftige Ausgaben optimiert werden.

Auch wenn die technischen Entwicklungen im Eventbereich bereits weit fortgeschritten sind, wird die Zukunft wohl noch viele Neuerungen bringen. Im Mittelpunkt steht dabei die Individualisierung der Veranstaltungen für einzelne Besucher. Durch stärkere Einbeziehung eben dieser und die Weiterentwicklung von personalisierten Apps, soll das Event zu einem ganz persönlichen Erlebnis für den Einzelnen werden, das er trotzdem mit einer großen Anzahl von anderen Menschen teilen kann.