Prof. Dr. Roland Gareis Leiter des Professional MBA „Project & Process Management“ der WU Wien, wissenschaftlicher Leiter der happy projects – Konferenzen zum Thema Prozessmanagement.

Prozessoptimierungen tragen zu Changes von Unternehmen oder Unternehmensbereichen bei. Dafür sind nicht nur die organisatorischen Abläufe, d.h. die zu erfüllenden Aufgaben, die organisatorischen Zuständigkeiten und die für die Aufgabenerfüllung einzusetzenden organisatorischen Hilfsmittel zu verändern. Es sind eventuell auch Veränderungen des Unternehmensorganigramms, der Stellenbeschreibungen, der zu den Prozessdurchführungen notwendigen Infrastruktur, der Beziehungen zu Kunden und Lieferanten und vor allem der Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens möglich bzw. notwendig. Prozesse sind eine Dimension von organisatorischen Changes, die im Zusammenhang zu den oben angeführten Dimensionen zu optimieren sind.

 

Ganzheitliche Prozesssicht

Prozessmanagement wurde in der Vergangenheit oft aus Marketinggründen praktiziert. Um z.B. eine gewünschte ISO-Zertifizierung zu erlangen, wurden Prozesse identifiziert und beschrieben. Die Notwendigkeit einer abteilungs-, bereichs und unternehmensübergreifenden Prozessdefinition und damit Zusammenarbeit wurde oft nicht gesehen. Durch eine Abgrenzung und Beschreibung von Prozessen innerhalb von Abteilungsgrenzen entstehen aber Suboptimierungen. Die Möglichkeit, die Kommunikation und die Kooperation zwischen Geschäftsbereichen und mit Stakeholdern durch eine ganzheitliche Prozesssicht (End-to-End Betrachtung) zu verbessern, wird dadurch nicht wahrgenommen. 

 

„Der Erfolg der/ des ProzessmangerIn beruht daher in einem hohen Ausmaß auf deren sozialer Kompetenz.“

 

Aus- und Weiterbildung zum Prozessmanagement

In der Aus- und Weiterbildung zum Prozessmanagement sind der angewandte Prozessmanagement-Ansatz, das Prozessverständnis und die Wahrnehmung der Zusammenhänge zum Change- und Projektmanagement zu berücksichtigen. Es ist zwischen Prozessmanagement- ExpertInnen und Prozesse durchführenden MitarbeiterInnen zu unterscheiden. Prozessmanagement- ExpertInnen haben die Aufgaben, Prozesse zu identifizieren, abzugrenzen, zu beschreiben und bei Bedarf zu optimieren. Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben sind Prozessmanagement- Kompetenzen notwendig. Personen, die in unterschiedlichen Prozessen mitarbeiten, benötigen Kompetenzen für die Erfüllung jener Aufgaben, für die sie in einem Prozess zuständig sind. Diese MitarbeiterInnen benötigen daher Prozesskompetenzen, aber keine Prozessmanagement-Kompetenzen.

Es ist eine Aufgabe der Prozessmanagement-ExpertInnen, diese Prozesskompetenzen der MitarbeiterInnen sicherzustellen.

Prozessmanagement-Ausbildungen sind oft stark methoden- und tool-orientiert. Dabei wird übersehen, dass der/die ProzessmanagerIn in den meisten Unternehmen keine formale Weisungsbefugnis hat. Der Erfolg der/des ProzessmangerIn beruht daher in einem hohen Ausmaß auf deren sozialer Kompetenz. Da Prozessmanagement meist den Teil eines Changeprogramms darstellt, sollte ein/e ProzessmanagerIn auch im Change-, Programmund Projektmanagement kompetent sein.

 

Transfer der Inhalte der Prozessmanagement- Aus- und Weiterbildung in die Praxis

Ein nachhaltiger Nutzen der Aus- und Weiterbildung im Prozessmanagement von Unternehmen entsteht vor allem dann, wenn begleitende Maßnahmen zum Transfer der Weiterbildungsinhalte erfolgen.

Einerseits können durch ein Coaching von ProzessmanagerInnen, andererseits durch die Bereitstellungen adäquater organisatorischer Hilfsmittel entsprechende Transfererfolge erzielt werden. Unternehmensspezifische Prozessmanagement-Standards, diesbezügliche Templates und Tools unterstützen den Transfer.

 

Fazit

Ein ganzheitlicher Prozessmanagement- Ansatz, der idealerweise auch die Prinzipien der nachhaltigen Entwicklung berücksichtigt und das Verständnis, dass Prozessoptimierungen eine Dimension des organisatorischen Changes darstellen, sowie die Sicherung von Prozessmanagement- und Sozialkompetenz der Prozessmanagement-ExpertInnen und eine adäquate organisatorische und marketingmäßige Unterstützung des Prozessmanagements sind Erfolgsfaktoren von Unternehmen.