Egal ob es sich um Verträge in der Wirtschaft oder um Anträge bei Behörden handelt – immer häufiger machen ausgedruckte oder gar handgeschriebene Schriftstücke ihren digitalen Äquivalenten Platz: Man bekommt Dokumente per Mail oder internem Netzwerk, unterzeichnet sie und schickt sie wieder weiter. Grundlage dieser zeitsparenden Praxis ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Ein alltäglicher Prozess, der in Österreich schon länger möglich ist als in anderen Ländern der Europäischen Union, nun aber auf Basis der eIDAS Verordnung europaweit harmonisiert worden ist. Die QES ist in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als rechstsicher anerkannt und damit der handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt: Man kann nicht höherwertig unterschreiben.

Medienbruch

„Jeder Vertrag, jedes Schriftstück, das auch in der digitalen Welt eine Unterschrift und damit eine Rechtssicherheit braucht, hat bisher stets einen Medienbruch erfahren. Das heißt, dass bisher Verträge im firmeneigenen System erstellt wurden. Dann hat man sie ausgedruckt und intern in zweifacher Ausführung unterzeichnet. Nach den erfolgten Unterschriften wurden diese Verträge unter Umständen rund um die Welt geschickt, wo der Vertragspartner ebenso seine Unterschrift darunter gesetzt hat.

Nach dieser Prozedur musste man die Verträge wieder postalisch retournieren, einscannen und somit wieder digitalisieren“, skizziert der Software-Experte Dipl.-Ing. Andreas Koller das bisherige Verfahren. Dieses Prozedere kann, je nach Aufenthaltsort der Vertragspartner,  mehrere Wochen dauern und kostet in jedem Fall  Zeit und Geduld. Zeit, in der wegen fehlender Unterschriften  auch das Geschäft stillstehen kann.

Digital unterschreiben

Mit der elektronischen Signatur können Verträge und andere Schriftstücke, die eine rechtssichere und rechtsgültige Unterschrift benötigen, innerhalb weniger Minuten per Mausklick unterzeichnet werden. Egal, in welchem Teil der Welt beide Vertragspartner sich gerade befinden.

Wie das funktioniert, erklärt der Experte so: „Die zu unterzeichnenden Verträge werden nicht ausgedruckt, sondern kommen in ein Computersystem, in dem es für alle Vertragspartner möglich ist, mittels elektronischer Signatur diese Verträge live und in Echtzeit zu unterzeichnen. Nach der Unterzeichnung werden die Verträge sofort im Archiv abgelegt und gesichert.“

Diese neue Möglichkeit, Geschäftsabschlüsse in Echtzeit zu erledigen, wird auch „Live-Business“ genannt und gilt als einer der wichtigsten Trends innerhalb der digitalen Transformation von Unternehmen. Dadurch ist nicht nur die Rechtssicherheit gewährleistet, sondern es geht damit auch eine große Zeitersparnis einher. Gleichzeitig gewährleistet dieses Verfahren die Integriät des jeweiligen Dokuments und die Authentizität seines Absenders.

Digitale Signatur

Aber wie kommt eine Person eigentlich zu einer solchen elektronischen Signatur und ist das überhaupt sicher? Um rechtssicher unterschreiben zu können, muss die Person im Vorfeld eindeutig authentifiziert werden. Diese Personenüberprüfung erfolgt per Video-Ident-Verfahren mit einem mehrstufigen Check des Ausweisdokumentes und der Identität des Antragstellers.

Nach erfolgreicher Identifikation wird der Person eine digitale Identität ausgestellt, mit der sie dann signieren kann. Der rechtssicheren elektronischen Unterschrift steht nun nichts mehr im Wege.