David Ruetz
Head of ITB Berlin

Wie gestaltet sich aus Ihrer Sicht das perfekte Business-Meeting, der perfekte Business-Event?

Für ein erfolgreiches Business-Meeting ist eine professionelle Meeting-Kultur notwendig. Diese beinhaltet zunächst ein klares Ziel, welches für das Treffen definiert werden muss. Nur so kann am Ende des Meetings ein Ergebnis festgehalten werden. Zur optimalen Vorbereitung sollte allen TeilnehmerInnen im Vorfeld eine strukturierte Agenda zur Verfügung gestellt werden, in der auch die festgelegte TeilnehmerInnenzahl am Meeting vermerkt ist. Ein Protokoll, aus dem die Aufgabenverteilung und eventuelle Fristen für deren Erledigung klar hervorgehen, ist ebenfalls Bestandteil eines erfolgreichen Meetings.
Die professionelle Sponsoren- und VIP-Betreuung sind für ein erfolgreiches Business-Event von großer Bedeutung. Nur so ist gewährleistet, dass diese bei Folge-Events wieder zur Verfügung stehen.

Welche Dinge gilt es bei der Planung, Organisation und Durchführung von Business-Meetings und Business-Events zu beachten?

Innovative Technik ist bei der Planung der Event-Infrastruktur entscheidend. Diese sorgt dafür, dass sowohl TeilnehmerInnen vor Ort als auch virtuell eingebunden werden können. Eine digitale Beschilderung kann in Echtzeit auf Veränderungen reagieren und somit die Orientierung der TeilnehmerInnen erleichtern. Bei der Aufplanung der Veranstaltung und dem Mobiliar sollten Event-Planer darauf achten, dass die Interaktion der TeilnehmerInnen untereinander und gegebenenfalls mit den ReferentInnen gefördert wird.
Hinsichtlich des Marketings gilt es, sich an der jeweiligen Zielgruppe zu orientieren. Dazu müssen die Event-Planer ihre TeilnehmerInnen kennen und sollten, basierend auf diesen Erkenntnissen, die inhaltliche Kommunikation abstimmen. Zum Marketing kann etwa eine Event-App gehören, in welcher den TeilnehmerInnen im Vorfeld und während der Veranstaltung Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Oft finden Business-Meetings und Business-Events im internationalen Rahmen statt. Was sollte eine „Rundumorganisation” für Businessreisegruppen umfassen? Worauf sollte dabei besonders geachtet werden?

Businessreisegruppen finden oft in Form von Incentive-Reisen statt. Sie dienen als Anreiz für MitarbeiterInnen und KundInnen und stellen ein ideales Medium zur KundInnen- und MitarbeiterInnenbindung dar. Die Kunst bei der Planung von Incentives liegt darin, die TeilnehmerInnen zu überraschen und ihnen etwas Besonderes zu bieten. Bei der Organisation von Incentive-Reisen sind die richtige Wahl des Reiseziels, des Hotels und des Transportmittels wichtig. Zur Vorbereitung gehört auch oftmals, ein Motto für die Veranstaltung zu definieren. Einen entscheidenden Teil der Planung nimmt zudem das veranschlagte Budget ein, das für den Business-Trip zur Verfügung steht. Darüber hinaus sollte geklärt werden, wer für das TeilnehmerInnenmanagement verantwortlich zeichnet.

Welche Faktoren sind für die Durchführung eines erfolgreichen Business-Meetings oder Business-Events entscheidend?

Zusätzlich zu den oben genannten organisatorischen Überlegungen sollten Event-Planer den richtigen Partner für die Umsetzung der Veranstaltung auswählen. Das kann zum Beispiel eine Event-Agentur oder ein Kongressveranstalter sein, oder im Falle von Businessreisen ein dementsprechender Partner, der sich auf die Organisation von Businessreisegruppen spezialisiert.
Ein Leitthema, welches die Veranstaltung klar charakterisiert und als Alleinstellungsmerkmal dient, sollte den potenziellen TeilnehmerInnen klar kommuniziert werden. Das hilft dabei, die richtigen Personen anzusprechen und weckt die Neugier auf den Event. Ein schlüssiges Finanzierungskonzept sollte dazu beitragen, dass die Veranstaltung auch wirtschaftlich auf sicheren Beinen steht.

Kann man in diesem Bereich von „Kundentrends” sprechen? Gibt es bestimmte Angebote (Incentives), die besonders beliebt sind?

Der Trend geht sicherlich weg vom reinen Offline-Event hin zum hybriden Event. TeilnehmerInnen - auch diejenigen, die nicht vor Ort sein können - wollen das Geschehen online mit verfolgen. Bei der Kommunikation unterstützen hierbei beispielsweise interaktive Live-Streams, Webinare oder soziale Medien wie Facebook und Twitter.