Sowohl KMU als auch Großkonzerne nutzen die Vorteile freier Handelsgrenzen und internationaler Produktionsstandorte, denn internationale Geschäftsbeziehungen werden für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens immer mehr zur Voraussetzung.

Sie tragen dazu bei, das Kerngeschäft zu unterstützen, und fördern das Wachstum. Dies führt bei vielen Unternehmen zu vermehrten Dienstreisen. Und das hat seinen Preis: Die Ausgaben für Business Travel steigen trotz aller Sparanstrengungen erheblich an.

"KMU bekommen geringere Rabatte im Vergleich zu Großkonzernen. Das muss aber nicht sein."

Besonders mittelständische Unternehmen haben mit rapide steigenden Reisekosten zu kämpfen. Neben den tatsächlichen Reisekosten müssen Aufwendungen für Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten berücksichtigt werden. Vor allem bei einer erhöhten Zahl von Dienstreisen können diese Kosten den eigentlichen Erfolg einer Geschäftsreise schmälern.

Gleicher Nutzen bei Business Travels

Während Großunternehmen ihre Geschäftsreisen bereits mit kartengestützten Bezahllösungen und Analysesoftware handhaben, fehlt es Mittelständlern oft an Transparenz in der Reisekostenabrechnung.

Travel Management Companies (TMCs) bilden hier das neue Stichwort. Dabei unterscheidet sich der Bedarf und Anspruch von mittelständischen Unternehmen an ein professionelles Business Travel Management von Großkonzernen. Darüber hinaus zahlen KMU höhere Preise, da sie geringere Rabatte bekommen.

Unabhängig von Veranstaltern oder Reisevertriebsorganisationen liefern TMCs das jeweils günstigste Angebot für die geplante Geschäftsreise, erschließen durch bedarfsgerechte Analysen des Geschäftsreiseverhaltens weiteres Einsparpotenzial und bieten Firmen ein effizientes Buchungssystem für Geschäftsreisen neben einem System zur Abwicklung aller damit verbundenen Prozesse.

Das System ermöglicht somit neben einem komfortablen Geschäftsreisemanagement auch die Optimierung der Abläufe und Reisekosten.

Die günstigsten Tarife finden

Durch kreatives Ticketing ist es TMCs möglich, die Ermittlung kostengünstiger Tarife mit der schnellsten Verbindung, passenden Routen, Airlines, Autovermietungen usw. und entsprechenden Kontingentverhandlungen mit den jeweiligen Partnern zu kombinieren, was die herkömmliche selbständige Suche via Online-Suchmaschinen im meist begrenzten zeitlichen Rahmen kaum zulässt.

TMCs buchen und organisieren Hin- und Rückwege sowie Unterkünfte über verschiedenste Kanäle, wie professionelle Reservierungssysteme, Partneragenturen vor Ort, Onlineportale oder Reiseveranstalter und können dadurch deutliche Preisvorteile für den Geschäftsreisenden erzielen.

Sie beraten hinsichtlich der Einreisebestimmungen, organisieren die notwendigen Dokumente und beeinflussen auch vor Ort die Bedingungen des geschäftlichen Aufenthalts rundum flexibel, damit Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren können und Geschäftsreisen erfolgreich sind.

Sie unterstützen ebenso bei der Erstellung und Überwachung von unternehmensinternen Reiserichtlinien und einer genauen Analyse, in welchen Hotels übernachtet, mit welchen Fluggesellschaften geflogen und welche Autovermietungen bevorzugt genutzt werden. Der gesamte Transfer wird professionell gesteuert, auch anschließende reisebezogene Themen, wie z.B. Refundierungen, Weiterleitungen von Beschwerden, Reisekostenabrechnung und vieles mehr, werden professionell abgewickelt.

Simulierte Buchung, mehr Kostenkontrolle

Mittlerweile ist es sogar möglich geworden, Geschäftsreiseausgaben zu kontrollieren, noch bevor sie getätigt werden. Ein der Buchung vorangestellter Genehmigungsprozess bietet Unternehmen detaillierte Informationen rund um das Thema „Reiseanträge“ und schützt vor überflüssigen Ausgaben für Geschäftsreisen noch bevor diese entstehen.

Der Mitarbeiter erstellt dabei seinen gewünschten Reiseplan und sendet anschließen einen Reiseantrag an seinen Vorgesetzten. Dieser hat dann die Möglichkeit den Reiseplan zu genehmigen, zu ändern oder abzulehnen. Solange keine Freigabe erfolgt ist, bleiben alle Buchungen schwebend und sind somit nicht verbindlich. Der Reiseplan aktualisiert sich in dieser Zeit automatisch, falls einzelne Bestandteile der Reise nicht mehr verfügbar sind.

Erst nach erfolgter Freigabe des Reiseantrags durch den Vorgesetzten werden Reservierungen für Flüge, Hotels oder Zugverbindungen automatisch und verbindlich gebucht und die Tickets erstellt. So können ungewollte Ausgaben für Geschäftsreisen verhindert werden.