Car Policy - eindeutige Regelungen und Informationen

Doch was ist das eigentlich, eine Car Policy? Unter diesem Begriff versteht man eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und seinen Arbeitnehmern, in der die Rechte und Pflichten der beiden Parteien über die Nutzung und Handhabung eines Firmenfahrzeuges festgehalten werden.

Zum einen erspart eine optimal austarierte Car Policy dem Unternehmen bares Geld, zum anderen ist der Dienstwagen ein entscheidender Mitarbeiter-Motivationsfaktor. Für viele Unternehmen wird es außerdem immer wichtiger, mit ihrem Fuhrpark Verantwortung für die Umwelt zu zeigen. Des Weiteren beinhaltet die Car Policy Informationen über Ausstattung, Laufzeiten und -leistungen sowie alle Servicekomponenten rund um den Dienstwagen.

Klare Grenzen in der Car Policy festlegen

In einer für jedes Unternehmen individuell zugeschnittenen Car Policy werden zahlreiche Faktoren festgelegt, die vom Arbeitgeber wie auch von dessen Mitarbeitern berücksichtigt und eingehalten werden müssen.

Zunächst sollte eindeutig geklärt werden, welchen Anteil des Bruttogehalts jeder einzelne Mitarbeiter aufwenden muss, um in den Genuss eines Dienstwagens zu kommen. Die Fahrzeugwahl ist einer der wichtigsten Punkte, um die Höhe der grundsätzlichen Kosten festzulegen. Die entscheidende Frage dabei ist, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug fahren darf. Diese Parameter klar zu definieren und auch Grenzen festzulegen, ist Aufgabe des Arbeitgebers. Je genauer, umso größer wird das Kosteneinsparungspotential sein. Ebenfalls muss geregelt sein, wer bei Unfällen für Schäden aufkommt. In vielen Dienstwagenordnungen übernehmen Mitarbeiter im Versicherungsfall eine Selbstbeteiligung.

Faktoren wie die Mitarbeitermotivation sollten dabei jedoch nicht außer Acht gelassen werden, denn je größer die Verbundenheit des Fahrers zu seinem Fahrzeug ist, umso verantwortungsvoller wird er damit umgehen, umso besser wird er es pflegen. Auch etwaige Höchstgrenzen bei CO2 – Emissionen und die Frage, ob alternative Treibstoffe verwendet werden sollen oder dürfen, müssen Bestandteil der Vorgaben sein

Die Car Policy regelt Rechte und Pflichten

Auch sollten die Rechte und Pflichten des Nutzers eindeutig und klar festgehalten sein. Dieser Abschnitt regelt, welche Kosten durch den Leasingvertrag übernommen werden, welche Kosten vom Arbeitgeber gedeckt sind und welchen Anteil die Fahrer übernehmen müssen. Der Arbeitgeber sollte auch eindeutig definieren, wann welcher Mitarbeiter ein Fahrzeug bestellen kann und unter welchen Bedingungen es nach Vertragsende retourniert wird. Eine genaue Vereinbarung über die Folgen, falls das Fahrzeug nicht im vereinbarten Zustand zurückgegeben wird, sollte auch nicht ausbleiben.

Vorteile der Car Policy

Eine optimale Car Policy hat sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Angestellten zahlreiche Vorteile. Das Unternehmen profitiert von der Car Policy als Ausgangsbasis für ein effizientes Flottenmanagement, das finanzielle Risiken reduzieren hilft und somit als Instrument zur Kostenkontrolle fungiert. Die Vorteile der Car Policy für Angestellte und Mitarbeiter liegen nicht nur in der Klarheit über alle Rechte und Pflichten bei der Auswahl und Benutzung eines Dienstwagens, sondern sie hilft auch, die Motivation und Zufriedenheit der Arbeitnehmer zu steigern und schafft Gleichberechtigung und Klarheit über finanzielle Konsequenzen, Vertragsdetails und Konditionen.