Dafür sollten von der Unternehmensleitung regelmäßig Schulungen bzw. Workshops für die Mitarbeiterschaft angeboten werden.  Vor allem Vertreter der Abteilungen Human Resources, Versicherung, Security, Travel Management und des betriebsärztlichen Dienstes brauchen laufend Checks und  Aktualisierungen ihrer Grundinformationen.

Unter Einbeziehung aller dieser Abteilungen kann dann ein Reisesicherheitskonzept für die jeweiligen Destinationen der Geschäftsreisen erstellt werden, welches ein Bild über die Lage im Auftragsgebiet bereitstellt und Themen wie Hygiene, medizinische Versorgung, Gesellschaft, Religion und Sicherheit behandelt. Außerdem sollten Sicherheitstrainings für Geschäftsreisende zur Standardausbildung in Unternehmen werden. Sind Unternehmen von diesen Aufgaben überfordert, können  Geschäftsreisebüros professionelle Abhilfe schaffen.

Politische Risiken

Durch die Globalisierung der (Geschäfts-)Welt nehmen Tendenzen zu einer Regionalisierung zu, sodass die Gefährdung westlicher Geschäftsreisender als Vertreter des verursachenden Systems deutlich steigt. Konfliktpotential erwächst aber auch entlang ethnisch-religiösen, staatlichen, innerstaatlichen oder geografischen Bruchlinien. Unverzichtbar ist es also, eine Auslandsreiseversicherung für die MitarbeiterInnen abzuschließen und für etwaige Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen.

Für manche Länder braucht es spezielle Trainings, die von interkulturellen Kompetenzen bis hin zum richtigen Verhalten in Krisenregionen reichen. Dabei ist ein Risikomanagement nicht nur bei Geschäftsreisen in Krisengebiete wie Libyen oder den arabischen Raum wichtig. Auch in Deutschland können überraschende Ereignisse den Ablauf der Geschäftsreise stören, zum Beispiel im Falle von Unwettern oder plötzlichen Warnstreiks.

Prozessoptimierung

Es braucht also Strukturen und Regeln, die wirklich jeden Teil der Reise erfassen: angefangen bei der Planung über die Buchung und die eigentliche Reise bis hin zur Reisenachbereitung. Ebenso wichtig ist eine jederzeit erreichbare Notrufnummer für medizinische und sicherheitsrelevante Notfälle. Für solche müssen bereits im Vorhinein Abläufe festgelegt, im Unternehmen KrisenmanagerInnen ernannt und ein Krisenstab gegründet werden.

Neben betriebsinternen Personen sind das häufig Behörden und Botschaften vor Ort. Außer dieser Notrufnummer braucht es auch störungsfreie Kommunikationskanäle, um MitarbeiterInnen ununterbrochen informieren zu können. Dabei kann eine Tracking Software helfen, die basierend auf den Reisedaten über Aufenthaltsort und Erreichbarkeit der geschäftsreisenden Mitarbeiter Aufschluss gibt.

Datenzugriff

Heutzutage liegen Unternehmensdaten an einer Vielzahl von Orten, die von außerhalb des Unternehmensnetzwerkes oder über mobile Geräte nicht leicht zugänglich sind. Mobile Anwendungen und Cloud–Lösungen ermöglichen jedoch einen ungehinderten und flexiblen Datenzugriff zu jeder Zeit und an jedem Ort. Lediglich ein Netzzugang ist notwendig, um geräteunabhängig Zugriff auf Geschäftsdaten zu haben, die in einer Cloud  hinterlegt sind.

Die Interaktion mit Unternehmen ist also gewährleistet. Interne Daten sollen in Clouds geschützt und gesichert sein, indem Cloud-Rechenzentrumbetreiber streng den Datenschutzvorschriften der EU folgen. Gerade kleinere Unternehmen machen von diesen Möglichkeiten jedoch nur selten Gebrauch. Schätzungsweise verfügen nicht einmal 20 Prozent der Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern über ein professionelles Risikomanagement auf Geschäftsreisen.

Bei großen Firmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten sind es mit 41 Prozent zwar doppelt so viele, allerdings existieren auch hier nur bei der Minderheit entsprechende Notfallpläne.

 


Facts

  • In 42 Prozent der Länder der Welt besteht ein mittleres oder höheres Sicherheitsrisiko.
  • Sogar 61 Prozent aller Länder werden mit einem mittleren bis höheren politischen Risiko eingestuft.
  • Allen voran stehen Afghanistan, Jemen, Irak und Somalia. Im Nahen Osten und Südafrika ist die Situation bereits seit längerem sehr kritisch. In Zentral-, West- und Ostafrika wird das Risiko in vielen Ländern hoch eingeschätzt. Wenige Ausnahmen bilden davon Namibia und Botswana.
  • Kidnapping gegen Lösegeld droht am häufigsten in Mexiko, Indien und Pakistan.
  • Mittel- und Südamerika gelten generell als sehr riskant, nur Paraguay, Uruguay, Argentinien und Chile erscheinen so sicher wie die USA, Kanada oder Australien. Sogar  Thailand, Tunesien, Ecuador und Nepal werden immer unsicherer.
  • Als sicher gelten europäische Staaten, vor allem Luxemburg, Liechtenstein, Monaco, Malta, Andorra, San Marino, Norwegen, Schweden, Finnland, Island und die Schweiz.