Zum einen fehlt das Bewusstsein über die Bedeutung des Fuhrparks für das Unternehmen, zum anderen ist das richtige Know-how, worauf es beim guten Fuhrparkmanagement wirklich ankommt, nicht vorhanden und zu guter Letzt haben die wenigsten Unternehmen die notwendige EDV Ausstattung (Fuhrparkmanagementsoftware), um einen Fuhrpark effektiv und effizient zu verwalten.

Die Auswahl der anzuschaffenden Fahrzeuge erfolgt heute noch sehr oft auf Basis von Listenpreisen oder Anschaffungswerten, was aber wenig über die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs (TCO = Total Cost of Ownership) aussagt.

Ein weiterer Schwachpunkt bei der internen Verwaltung ist das mangelnde bis fehlende Berichtswesen. Wie erwähnt fehlt hierfür die richtige Software und oft werden die Kosten auch nicht codiert auf jedes Fahrzeug gebucht, sodass sie in der benötigten Detailtiefe gar nicht vorhanden sind.

Externes Fuhrparkmanagement ist eine gute und interessante Alternative und kann – bei richtiger Umsetzung – viele Vorteile bringen.

Zum einen bieten die Fuhrparkmanagementunternehmen Kostenplanungen auf Basis der Vollkosten an, d.h. alle mit dem Betrieb von Fahrzeugen verbundenen Aufwendungen werden einbezogen. Somit kann der Kunde sehen, welches Fahrzeug tatsächlich das günstigste ist. Hier kommt es oft zu Überraschungen, denn ein in der Anschaffung vermeintlich teures Fahrzeug ist in der Gesamtkostenbetrachtung oft wirtschaftlicher als die nur augenscheinlich günstigere Alternative.

Beobachtungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass es hier schnell zu Mehrkosten von 10 Prozent und mehr kommen kann. Externe Fuhrparkmanager können hier Vergleiche zwischen einzelnen Fahrzeugen oder ganzen Fahrzeugkategorien zur Verfügung stellen. So belegen beispielsweise bei E-Fahrzeugen nur vollständige TCO-Betrachtungen ihre Vorteilhaftigkeit, da beim Anschaffungspreis allein alle alternativen Antriebe noch ins Hintertreffen geraten.

Nicht nur die Auswahl des richtigen Fahrzeugs ist wichtig, sondern auch die kostenoptimale Nutzungsdauer. Oftmals werden die Fahrzeuge zu lange genutzt, da man sich an der Abschreibungsdauer anhält. Diese kann bei einer hohen jährlichen Fahrleistung aber zu unwirtschaftlichen Leistungen führen, sodass zwar die Finanzierungskomponente gut aussieht, die laufenden Kosten, insbesondere Wartung und Instandhaltung, aber nach oben schnellen.

Was man sich bei der Finanzierung erspart, zahlt man in der Werkstatt oft doppelt und dreifach drauf. Auch hier leistet der externe Fuhrparkmanager gute Dienste. Er kann aufgrund der geplanten Kilometerleistung die optimale Nutzungsdauer errechnen. Diese ist ein Mix aus Abwertung bzw. Wertverlust und Instandhaltungskosten. Bei einer falschen Nutzungsdauer können wieder deutliche Mehrkosten anfallen.

Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Faktor sind mit zunehmendem Alter auch die Stehzeiten der Fahrzeuge. Diese kosten Arbeitszeit, verursachen administrativen Mehraufwand und scheinen in der Regel nirgendwo auf.

Ein weiterer sehr wichtiger Bereich sind die Auswertungen und Berichte. Da die Fuhrparkmanager, sofern man ihre Dienste umfassend nutzt, alle Daten zum Fuhrpark haben, können sie Auswertungen und Berichte in allen Richtungen liefern, und es ist immer wieder erstaunlich, wie effizient die Fuhrparksteuerung dadurch werden kann.

Es können zum einen die Ausreißer schnell identifiziert und zeitnah die geeigneten Maßnahmen gesetzt werden. Zum anderen können Entwicklung und Trends des Fuhrparks dargestellt werden, was die Planung und Budgetierung deutlich erleichtert.

Der wohl entscheidendste Punkt bei der erfolgreichen Auslagerung der Fuhrparkagenden an einen externen Partner ist die gute gemeinsame Planung im Vorfeld.

Man sollte sich ausreichend Zeit nehmen, um mit dem Fuhrparkmanager die heutige Situation genau zu besprechen und welche Ziele man sich gemeinsam setzt.

Es sollten dann auch so viele Tätigkeiten wie möglich an den externen Partner ausgelagert werden, denn nur dies bringt eine merkliche Entlastung mit sich und es können die frei werdenden Ressourcen anderweitig eingeplant werden. Auch werden so Doppelgleisigkeiten vermieden und beiden Seiten können friktionsfrei arbeiten.

Desto mehr man somit an einem Strang zieht, desto besser kann auch der externe Partner auf das Unternehmen zugehen und Tipps zur Verbesserung geben.

Das, was im Unternehmen verbleiben sollte, sind jedenfalls die strategischen Entscheidungen und die interne Umsetzung von empfohlenen Maßnahmen. Derart richtig implementiert, kann externes Fuhrparkmanagement eine echte Entlastung darstellen sowie Kosten und Risiko nachhaltig verbessern.