Trends in der Geschäftsreisebranche

So ist das Reisen außerhalb der Holzklasse bei vielen Unternehmen meistens auf außereuropäische Destinationen oder Flüge über acht Stunden beschränkt. Trotz wirtschaftlicher Erholung: Die Travel Manager in Unternehmen sind aufgrund des Kostendrucks darauf angewiesen, sowohl das Reiseprodukt als auch den Reiseprozess günstig abzuwickeln.

Wie in vielen anderen Bereichen auch ist man deshalb bestrebt, Reiseprozesse so weit wie möglich zu automatisieren oder gar zu digitalisieren, „End-to-End“ und „Managed Travel 3.0“ sind die großen Trends der Geschäftsreisebranche.

End-to-End Lösungen im Fokus

"End-to-End" bedeutet die Anforderung an technische Lösungen, alle Geschäftsreiseprozesse von Anfang bis Ende abzubilden. Das beginnt mit der Planung und der Suche nach dem richtigen Flug und Hotel und endet mit den Reports, mit denen Travelmanager dem Controlling und den Finanzchefs gegenüber die erzielten Einsparungen belegen.

Dazwischen liegen Genehmigungen, Buchungen, Umbuchungen, die Buchung von Zusatzleistungen, die Einbindung von Leistungen außerhalb der üblichen Buchungssysteme (von Tür zu Tür), Apps für die Reisenden, Bezahlprozesse, Abrechnungen und viele andere Dinge mehr.

Diese Vorteile lassen sich auch in Zahlen ausdrücken: Nach Angaben von Amadeus, einem großen Anbieter für Geschäftsreise-Technologie, kostet die manuelle Abwicklung pro Kostenbericht im Schnitt 23,48 Euro, das vollständig automatisierte Reiseplanungs- und Reisekostenmanagement lediglich 6,05 Euro.

Travel Management 3.0 als personalisierter Begleiter

Bei „Managed Travel 3.0“ stehen vor allem die Reisenden im Mittelpunkt. Das heißt: Die Technik muss nicht nur alle erwähnten komplexen Voraussetzungen erfüllen, sondern den Reisenden künftig auf allen Kanälen personalisierte und auf die Situation abgestimmte Angebote liefern – und das vollständig digital, datenbetrieben und auf mobilen Anwendungen basierend.

Bei der Digitalisierung steht die Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund. Was einfach und intuitiv funktioniert und auch noch Spaß macht, wird gern und viel genutzt. Mobile Apps werden deshalb zukünftig der Dreh- und Angelpunkt für die Übermittlung von Angeboten und die Abwicklung aller Prozesse sein, stets unter Berücksichtigung des Aufenthaltsortes und der Bewertungen anderer Reisender.

Hierin kommt der End-to-end-Gedanke dann zur vollen Ausgestaltung: In den Apps werden alle Arten von Angeboten zusammengeführt, solange sie elektronisch buchbar sind. Dazu gehören zum Beispiel auch Sharing-Economy-Plattformen, wie Carsharing-Mietwagenangebote, die derzeit anfangen, sich auf Geschäftsreisende auszurichten.

Die Apps kümmern sich jedoch nicht nur um die Abwicklung und Konsolidierung der Bezahlung, sondern sind zunehmend lernend. Sicher gespeicherte und intelligent ausgewertete Kundendaten sorgen dafür, dass die Reisenden eines Tages gar nicht mehr suchen müssen, sondern ausschließlich Dinge gezeigt bekommen, die ihren Vorlieben wie auch den Reiserichtlinien entsprechen. Es geht um vollständig individualisierte Angebote, um den sogenannten „Market of One“, der aus der industriellen Produktion, wo es die „Stückzahl eins“ in der Fertigung dank des Industrial Internets schon länger gibt, nun auch in die Geschäftreisebranche eingezogen ist.

Zu einem guten Travelmanagement gehört aber auch die Sicherheit des Firmenreisenden. Derzeit kann in den Reisezielen der Welt viel passieren, vom kurzfristigen Streik bis zum Naturereignis. Gute Systeme ermöglichen es, die Reisenden rasch zu lokalisieren, Kontakt aufzunehmen und deren Reise umzuorganisieren.

Reisekostenabrechnung digital

Jeder Controller weiß davon ein Lied zu singen: Reisekostenabrechnungen sind Unternehmen oft ein Graus. In vielen mittelständischen Firmen gibt es deshalb bei den Reisekostenabrechnungen noch erheblichen Optimierungsbedarf. Denn insbesondere bei Mittelständlern übernehmen – je nach Organisationsform – derzeit noch die Buchhaltung und hin und wieder auch die Personalabteilung diese Aufgaben.

Die Geschäftsreise ist jedoch komplex geworden. Allein der Trend der Fluggesellschaften, ihre Angebote in die jeweiligen Einzelleistungen wie Flug, Mahlzeiten, Gepäck, Sitze mit Beinfreiheit, Gangplätze, Lounge-Nutzung etc. aufzusplitten, bereiten bei einer nicht automatisierten Abrechnung hin und wieder so manche Überstunde.

Ganz pragmatischer Vorteil der Digitalisierung: Spesen werden schneller ausgezahlt, was auch ganz im Sinne der Reisenden sein dürfte. Je stärker die Abrechnung in andere Prozesse eingebunden ist, desto weniger lästiger Papierkram fällt an.