Welches sind die wichtigsten Punkte, die beim Organisieren einer Geschäftsreise beachtet werden müssen?

Geschäftsreisen fördern gute Beziehungen und das wirtschaftliche Wachstum. Sie können jedoch durchaus zeit- und kostenintensiv sein. Es hilft, sich folgende Fragen zu stellen: Ist die Reise wirklich nötig oder könnte das Meeting über das Telefon oder an einem anderen Ort organisiert werden? Welches ist der kosteneffizienteste Weg, Geschäftsleute zur produktiven Arbeit zusammenzubringen? Ist die Sicherheit während der Reise gewährleistet? Wo liegen die Gesamtkosten des Unternehmens und wie werden zukünftige Planung und Verhandlung organisiert? Unter Berücksichtigung dieser Punkte kann eine geschäftsübergreifende Reise- und Buchungsstrategie, eine sogenannte Reisepolicy, festgelegt werden.

Welches sind die neuesten Trends im Travel Management Bereich?

Das Internet hat unser Leben gravierend verändert – immer mehr Leute buchen ihre Reisen selbst und zwar so, dass ihre Bedürfnisse befriedigt werden. Traditionell konnten Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen nur über einen bestimmten Reiseanbieter oder ein firmeneigenes Onlinetool buchen. Der zuständige Manager hatte dabei die volle Kontrolle über das Reiseangebot, die Buchungen und die Kosten.

Heute möchten Geschäftsleute ihre Reisen nach ihrem Gusto buchen. Um die Kostenkontrolle zu behalten, ist es wichtig, die Reisepolicy des Unternehmens konsequent durchzusetzen und Kosten über das Spesen- oder Aufwandsystem im Auge zu behalten. Manager müssen sich überlegen, wie sie ihre Mitarbeiter dazu bewegen, passende Angebote zu buchen. Mittels Einsatz der Verhaltensökonomie bei der Präsentation von Hotel- und Reisetarifen kann das Buchungsverhalten in die gewünschte Richtung gelenkt werden.

Catherine McGavock
Director of Operations, GBTA - Global Business Travel Association Europe

Analyse des Business Travel im Unternehmen

Preisköder zum Beispiel: Beim Angebot zweier Vier- Stern-Hotel-Angebote und eines Drei-Stern-Angebots belegen Studien, dass sich der Buchende für das günstigere Vier-Stern-Angebot entscheiden wird.

Auch Ankerpreise funktionieren ähnlich: Den ersten Preis, welchen der Konsument bei seiner Suche nach einem Produkt oder einem Service antrifft, wird er als Maßstab für seine weiteren Erwartungen verwenden. Wenn man seinen Mitarbeitenden klar kommuniziert, wie viel ein Flug oder ein Hotel kosten darf, wird für sie nachvollziehbar, welcher Preis akzeptabel ist.

Ein anderes großes Thema der Industrie ist derzeit “Big Data”. Alle Daten der Airline, des TMC, des Kostenmanagements etc. werden gesammelt, um die Reisekosten und das Reiseverhalten zu analysieren. Das ideale Ergebnis einer solchen Analyse ist die Identifikation der Chancen und Schwächen der Geschäftsreisepolicy einer Unternehmung.

Welches sind die neuesten Trends in Sachen Mobilität ?

Gerade wenn man viel reist, ist die ständige Erreichbarkeit eine große Sache. Durch Smartphone, Tablet und Laptop ist es eigentlich nur noch akzeptabel nicht erreichbar zu sein, wenn man entweder in einem Meeting ist, gerade in der Luft oder schläft.

Das hat wesentliche Vorteile, wenn man immer “Up to Date” bleiben möchte, kann sich aber durch hohe Roaminggebühren negativ auswirken und einen signifikanten Kostenpunkt der Geschäftsreise ausmachen. Durch sorgfältiges Management kann dies jedoch reduziert werden.

Was wird sich bald für Geschäftsreisende ändern?

IATA entwickelt derzeit ein neues System für Flugkosten, welches Buchungen einfacher machen soll und weitere Services wie etwa den Transport am Boden mit einschließt. Buchungssysteme sollen künftig den Konsumenten persönlich erkennen und ihm so einen besseren Service bieten können. Es bestehen jedoch Bedenken, dass durch die Kundenerkennung unterschiedliche Preise angeboten werden und beispielsweise weniger preissensitiven Kunden teurere Produkte verkauft werden. Dieses Projekt ist in der Pilotphase und könnte, wenn implementiert, einen signifkaten Einfluss auf Geschäftsreisende haben.