Welche Maßnahmen können aber bei der Planung bereits im Vorfeld getroffen werden, um einen optimalen Reiseverlauf zu garantieren? Diese Frage klärt das Business Travel Management. Es ist mittlerweile eine boomende Serviceleistung von spezialisierten Unternehmen geworden.

Travel Management bedeutet Vorbereiten, Durchführen und Nachbearbeiten

Geschäftsreisen sind einer der größten Kostenfaktoren für Unternehmen geworden. Business Travel Management ist eine Prozessoptimierung der verschiedenen Abläufe bei Vorbereitung, Durchführung als auch der Nachbearbeitung von Geschäftsreisen und ist ein effektives Instrument der nachhaltigen Reiseplanung. Bereits in der Vorbereitungsphase wird die Wirtschaftlichkeit der Reise geprüft, indem versteckte Kosten wie Zusatzleistungen aufgedeckt und die Gesamtkosten offenbart werden.

Die Reiseplanung und die Reisekostenabrechnung einer Geschäftsreise sind aufwändige Prozessschritte, die indirekt Kosten verursachen und durch professionelles Management vereinfacht und optimiert werden können.

Die Basis jeder Geschäftsreise ist die einmalige Erstellung der Reiserichtlinien, da diese Regeln für die Geschäftsreisetätigkeit des Unternehmens aufstellt. Nachdem unternehmensintern die wesentlichen Eckpunkte wie Reisedauer und Kombination mehrerer Termine am Zielort abgeklärt wurden, können Aufgaben wie Buchung und Visabeschaffung an externe Spezialisten ausgelagert werden.

Weiters spielen Bezahlsysteme während der Geschäftsreise eine  wichtige Rolle, denn es macht einen wesentlichen Unterschied, ob bare Vorschusszahlungen geleistet werden oder eine Firmenkreditkarte verwendet wird. Kumulierte Abrechnung über eine Kreditkarte ist eine wesentliche Erleichterung für die nachfolgende Reisekostenabrechnung, da es die Einspeisung und Archivierung der Datensätze in ein Management-Informationssystem erleichtert.

Das Travel Management kann auf Basis dieser Daten die Analyse der Zusammensetzung von Reisekosten, persönlicher Präferenzen oder häufig bereister Destinationen durchführen und weitere Optimierungsschritte setzen.

Flexibel agieren, flexibel reagieren

Die beste Planung ist aber nicht gefeit vor Änderungen im Terminplan. Bei Umbuchung oder Stornierungen kann aus einem scheinbaren Schnäppchen schnell ein erheblicher Kostenfaktor werden. Neben mangelnder Flexibilität können auch versteckte Zusatzgebühren für Zusatzleistungen wie Gepäck oder W-LAN anfallen.

Die Organisation von Geschäftsreisen und deren ständige Optimierung ist das Kerngeschäft von Business Travel Management Companies. Durch die Bündelung der verschiedenen Aufgaben ist ein klares Controlling der gesamten Ablaufschritte möglich. Der Travel Manager kann durch Auswertung sämtlicher Daten Strukturen und Muster im Reiseaufkommen ermitteln, wodurch eine gezielte Vertragsverhandlung mit Leistungsträgern ermöglicht wird.

Erzielte Skaleneffekte wirken sich positiv auf die Einkaufspreise aus. Die Sicherheitskomponente ist für viele Geschäftsreisende ein wichtiger Faktor und  Business Travel Management Companies bieten neben genauen Abrechnungssystemen auch  Zusatzversicherungen oder Hilfestellung rund um Einreisebestimmungen und Visumanträge an.

Auch die Sicherheitskomponente gewinnt bei Geschäftsreisen zusehends an Bedeutung. Um diesem Kundenbedürfnis gerecht zu werden, bieten Business Travel Managment Companies Zusatzleistungen wie Versicherungsleistungen und automatisierte Reisewarnsysteme.  

Riskmanagement - im wahrsten Sinn

Business Travel Management Companies erarbeiten nicht nur eine umfassende Strategie für Geschäftsreisen, sondern können bei Ereignissen wie Naturkatastrophen wichtige Partner im umfassenden Krisenmanagement werden, da sie Unternehmen die Organisation der Rückreise abnehmen.

Durch die Globalisierung und weltweite Geschäftstätigkeit sind Geschäftsreisen zu einem komplexen Prozess geworden, deren Verbesserung und Effizienz sich sicher auch immer mehr Studiengänge und Ausbildungsmöglichkeiten widmen. In Österreich kann eine spezifische Ausbildung im Bereich Geschäftsreisemanagement an der Akademie der austrian business travel association abgelegt werden, in Deutschland gibt es verschiedene Zusatzausbildungen, sowie einen eigenen Bachelor- und Masterstudiengang an der Fachhochschule in Worms.