Events aller Art haben eines gemein: Die äußeren Bedingungen müssen stimmen. So ist es sinnvoll, sie räumlich so zu verlagern, dass Inhalte und Anliegen, aber auch persönliche Präferenzen und budgetäre Bedingungen berücksichtigt werden können. Im bestem Falle schließen gelungene Veranstaltungen dann mit einem gemeinsamen Essen in entspannter Atmosphäre ab. Kuriosität und Einfallsreichtum sind bei der Wahl der Veranstaltungsorte und -arten keine Grenzen gesetzt. Die zugrunde liegende Intension des Events sollte jedoch klar sein, um entsprechende Lösungen finden zu können. Außerdem gibt es noch weitere Grundsätzlichkeiten, die es bei der Eventgestaltung zu beachten gibt.

Infrastruktur

Wesentliches Kriterium für einen Veranstaltungsort ist dessen Erreichbarkeit, die im ausgewogenen Verhältnis zum Veranstaltungsthema stehen muss. Business Meetings brauchen Hotspots mit direkter und schnellstmöglicher Anbindung. Flughäfen, Hotels oder Messezentren bieten sich hier an, als Zwischenstopp, Veranstaltungsträger und Transfermodul gleichzeitig zu dienen. Soll das Event den Nachhaltigkeitsgedanken in irgendeiner Form thematisieren, muss es natürlich „green“ sein, den Veranstaltungsort am besten in unberührter Natur eingebettet haben und alternative Transportmöglichkeiten ermöglichen.

Bei Meetings dagegen, die der Teambildung dienen sollen, sollte man nichts Alltägliches buchen, eine gemeinsame Aktion steht im Vordergrund und der Teamgeist soll gefordert und gefördert werden. Hier bieten sich Naturschauplätze mit mannschaftlichen Aktivitäten genauso wie gemeinsame Erlebnisse im urbanen und kulturellen Bereich an. Aber auch das sollte bereits bei der Anreise Berücksichtigung finden. Erreichbarkeit und Versorgungsmöglichkeiten während des Events müssen immer mitgedacht werden, ganz unabhängig von der Grundidee oder dem Anlass der Veranstaltung. Sogenannte Business-Profiler helfen professionell bei der Suche des idealen Veranstaltungsortes und haben dabei die notwendigen Bedingungen im Kopf.

Ausstattung

Optimale Voraussetzungen für Meetings und Geschäftsbesprechungen bieten Business- and Konferenzcenter mit direkter Anbindung zu Flughäfen, Bahnhöfen und öffentlichem Nahverkehr, um ohne große reiseplanerische Vorbereitung zwischen zwei Flügen ein Meeting mit Geschäftspartnern abhalten zu können. Zentrale Orte mit angenehmem, neutralem Ambiente, moderner Konferenztechnik und professionellem Service bieten sich also an. Außerdem sind Messe- und Konferenzzentren auch häufig gleich mit Personal ausgestattet, das Sektretariatsarbeiten, organisatorische Tätigkeiten und den Gästeempfang übernimmt.

Ausreichend Parkplätze und kurze Distanzen zu den Zentralen vieler Banken und Unternehmen sind außerdem ein Entscheidungskriterium für die Wahl des Veranstaltungsortes. Zum Hotspot im anderen Sinne wird der Veranstaltungsort auch als Informationsknotenpunkt: Internetzugang, IP-Telefonie für die Sprachkommunikation, Parktechnik, elektronische Sicherheitskontrollen sind nur einige Stichworte, die die technischen Voraussetzungen eines idealen Meetingpoints darstellen.

Fehler

Meetings sollen produktive Zusammenkünfte sein, konstruktive Lösungen entwickeln oder den Teamzusammenhalt fördern, sind aber mit dem Bild behaftet, kontraproduktiv, chaotisch und teuer zu sein. Möglicherweise werden zuviele Meetings veranstaltet oder zuviele Teilnahmen an solchen beauftragt. Es scheinen aber auch die Kriterien, nach denen Expertenwissen eingeschätzt wird, einer Überprüfung zu bedürfen. Extravaganz, Auftreten, Geschlecht oder Rasse sind definitiv keine geeigneten Eigenschaften, den Expertenstatus einzuschätzen. Es geht um den Inhalt, nicht um die Art des Gesagten.

Wichtig ist auch eine klare Struktur des Meetings, die sukzessive durchgearbeitet wird. Wieder entscheidet nicht die anberaumte Zeit, sondern der Gehalt des Arbeitsplanes über die Dauer des Meetings. Pünktlichkeit, Authentizität der Teilnehmer und Transparenz der Abläufe helfen, klare Umgangsformen zu etablieren und dadurch sogar kostensenkend zu agieren. Kleinere Teilnehmerzahlen sorgen für schnellere und konstruktivere Lösungen und verhindern Ablenkung durch Gruppendynamiken.

So wichtig die Versorgung einer Veranstaltung ist, so grundsätzlich ist das Essen aber auch aus dem Konferenzzimmer zu verbannen und auf die Pausen zu beschränken. Männer, die während anstrengender Sitzungen Kaffee trinken, können sich neuester Studien zufolge sogar schlechter konzentrieren, Frauen dagegen besser. Grund soll die geschlechterbedingt unterschiedliche Fähigkeit sein, auf Stresssituationen zu reagieren.