Wie oft haben wir alle schon entsprechende Situationen erlebt: Die eigene Schwester heiratet, der Vater will seinen Sechziger groß feiern, Weihnachten steht vor der Tür und der Chef meint, die heurige Feier soll aber bitte besonders schön und toll werden. Von Jahreshauptversammlungen, Jubiläen, Presse- und Medienterminen, sportlichen oder kulturellen Großereignissen wollen wir hier gar nicht erst sprechen.

Klar ist jedenfalls, hier kommt Arbeit auf uns zu. Mit der Miete der Location ist die Arbeit noch lange nicht getan. Gästeliste, Setting, Deko, Sicherheitsvorkehrungen, Technik – das sind nur einige Stichworte, die im Vorfeld bedacht werden sollten. Wer heute einen Event organisiert, muss sehr viel bedenken und organisieren. Und dabei haben wir noch nicht einmal denjenigen Aspekt genannt, der letztendlich alles entscheidet: Das Essen.

Gutes Essen als Erfolgsgarant

Ja, richtig: Das Essen ist tatsächlich ein entscheidender Erfolgsfaktor. Gäste eines Sommerfestes verzeihen die mäßige Rede des CEO und den Jongleur, der ständig die Bälle verloren hat, gerne, wenn dafür das Schweinsmedaillon auf der Zunge schmilzt und die Crème brûlée den Gaumen verzückt. Es soll Hochzeiten gegeben haben, wo hernach nicht das Kleid der Braut, sondern die großartige Speisenfolge noch wochenlang Gespräch der Schickeria war.

So weit, so gut – doch der Teufel steckt im Detail. Je größer eine Veranstaltung, desto mehr Details sind zu beachten. Mit der wachsenden Größe der Veranstaltung wächst man als Organisator verstärkt in eine Managerrolle und hat sehr viele Facetten zu organisieren und zu bedenken. Das funktioniert nicht von heute auf morgen und kann vor allem bei größeren Veranstaltungen zu einer schwer zu bewältigenden Aufgabe heranwachsen.

Vorsicht: Es gibt viel zu beachten

Diese Aufgabe wird umso schwieriger, je mehr Teilbereiche zu überwachen sind. Sie brauchen stets den Überblick, müssen aber auch in möglichst allen Details sattelfest sein. Und das bedeutet gerade bezüglich des Essens eine massive Logistik, die den Aufwand ganz schnell verdoppelt.

Die erste Frage lautet: Was soll überhaupt serviert werden? Hier müssen heutzutage viele Sonderwünsche berücksichtigt werden – einer ist Veganer, der zweite lactoseintolerant, der dritte verträgt keine Gluten, der vierte ist allergisch auf Tofu. Gerade bei einer größeren Feier steigen Sie übrigens noch gut aus, wenn es nur so wenige Unterschiede gibt. Aber es bedeutet, dass Sie im Endeffekt fünf verschiedene Menüs benötigen.

Doch wann und wo werden diese zubereitet? Was, wenn die von Ihnen gewählte Eventlocation über keine eigene Gastroküche verfügt? Alles lässt sich lösen. Aber bis Sie einen guten Koch gefunden haben, der Ihnen den Einkauf der benötigten Zutaten abnimmt und vielleicht noch bei Getränken kompetent ist, kann schon einige Zeit vergehen. Und dann müssen Sie ihn immer noch mit dem Rest der Organisation vernetzen – denn auch eine Küche, ein Lieferanteneingang oder innere Logistikanlagen wie Aufzüge sind für Security- und Technik relevant.

Ohne Tische kein Essen

Natürlich ist es mit Essen und den Getränken nicht getan. Ob man nun Stehtische oder Sitzgarnituren wählt, wird sich nach Location und Setting richten. Wer nur Fingerfood anbietet und die Gäste bald nach den Ansprachen wieder los sein möchte, dem werden Stehtische genügen. Gibt es ein Mehrgangmenü, sind Sitzgelegenheiten unumgänglich. Es gibt in der Tat eine Vielzahl an Unternehmen, die Eventmöbel gegen Entgelt vermieten.

Selbiges gilt für das Geschirr. Im Grunde ist alles verhandelbar – man kann abholen, liefern lassen, alle benötigten Variationen sind mietbar. Die meisten Vermieter bieten sogar an, dass Sie sich selbst um’s Spülen kümmern. Da sind sehr individuelle Packages möglich und wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, dann wird das Ganze kein Problem sein. Die Crux: Um das genau zu wissen, braucht man viel Erfahrung – und selbst dann kann man sich nebenbei nur begrenzt um die Nicht-Essens-Aspekte des Events kümmern.

Wer soll das denn alles überblicken?

Ein wesentlicher Punkt fehlt noch: Der Service. Die Speisen müssen serviert, die Getränke eingeschenkt, das benutzte Geschirr abgetragen und im weiteren Verlauf muus eventuell auch die Bar betreut werden. Das alles will auch beherrscht sein – man braucht also geschultes Personal.

All das sind Punkte, die dafür sprechen, einen Profi zu engagieren – also ein Catering zu beauftragen. Catering bedeutet die professionelle Bereitstellung von Speisen und Getränken an einem beliebigen Ort. Der Caterer ist dabei Dienstleister und richtet sich nach Ihren Wünschen, egal, ob er nur die Speisen anliefern oder an Ort und Stelle einen temporären Gastronomiebetrieb einrichten soll.

Darüber hinaus verfügt er zumeist über geschultes Personal und das entsprechende Equipment, kümmert sich um Auf- und Abbau und kennt die Schnittstellen zu den anderen Bereichen wie eben Technik, Programmablauf oder Security. Und das spart Ihnen schon enorm viel Arbeit.