Wer heute einen Event organisiert, muss sehr viel bedenken und organisieren. Mit der wachsenden Größe der Veranstaltung wächst man als Organisator verstärkt in eine Managerrolle. Ein Überblick, woran Sie dabei denken sollten.

Safety first

Kein Zweifel: Zuallererst sollten Sie an die Sicherheit denken. Schon aus gesetzlichen Gründen ist hier erhöhte Vorsicht geboten – es gilt im wahren Wortsinn: sicher ist sicher. Es empfiehlt sich daher, die Eckpunkte bereits im Vorfeld mit Experten zu klären und keinerlei Risiko einzugehen. Dass Location und Gästezahl aufeinander abzustimmen sind, ergibt sich von selbst. Versuchen Sie aber auch, den Gästefluss mit einem validen Konzept optimal zu steuern. Egal, wie toll ihre Ausstattung und das Programm sind, deren Wirkung geht sonst völlig unter. Beziehen Sie dazu frühzeitig auch alle beteiligten Lieferanten ein.

Imagepflege bei Großveranstaltungen

Aus Veranstaltersicht sind Events immer auch Image-Angelegenheiten. Um ein gutes Bild abzugeben muss alles funktionieren. Das beginnt bei der richtigen Lichttechnik, optimaler Soundqualität und hört noch lange nicht dabei auf, dass etwa Videoeinspielungen technisch höchstklassig sind.
Zahlreiche Entwicklungen und Innovationen haben gewissermaßen die gesamte Veranstaltung zur Showbühne und den Besucher zum Protagonisten gemacht. Denken Sie daher auch an mögliche Interaktionen mit dem Publikum wie etwa Live-Votings, Fragen an Referenten oder ein Event-Quiz. Vor allem aber: Versetzen Sie sich in die Position eines Gastes und denken Sie diese Perspektive immer mit.