Threat-Maps und Travel Risk Information

Ein erster Schritt kann es sein, eine Threat-Map (siehe Spalte) mit den für das Unternehmen relevanten Destinationen anzufertigen. Für die MitarbeiterInnen ist so ersichtlich, was sie in etwa erwartet. Genaueren Aufschluss darüber sollten Travel-Risk-Informationen geben. Viel mehr als Reiserichtlinien hält das firmeneigene Intranet häufig aber nicht bereit. Dabei sollten MitarbeiterInnen mehr über ihre Reise wissen, als nur ob sie Business-Class fliegen dürfen oder nicht. Selbst in sicheren Gegenden ist es gut, die Lage des nächsten Krankenhauses zu kennen. Von Vorteil ist auch ein Länderinformationssystem, das die MitarbeiterInnen tagesaktuell darüber informiert, was in ihrer Region passiert.

Risk- & Travel-Management

Während große Konzerne eigene Abteilungen zum Risk- und Travel-Management unterhalten, werden mittelständische Unternehmen häufig unvorbereitet vor Herausforderungen gestellt. Man gewinnt einen Auftrag und stellt fest, die Gegend, in der er abgewickelt werden soll, ist weniger sicher als erwartet. Spätestens dann ist es notwendig, sich mit Travel- und Risk-Management zu beschäftigen und ein Reisesicherheitskonzept zu erstellen. Unter Einbeziehung aller relevanten Abteilungen muss ein Bild über die Lage im Auftragsgebiet erstellt werden. Das betrifft Themen wie Hygiene, medizinische Versorgung, Gesellschaft, Religion und Sicherheit. Erst dann lässt sich eruieren, ob und wenn ja, welche Form von Schutz und Unterstützung die MitarbeiterInnen vor Ort brauchen, welche man selbst bieten kann und welche man einkaufen muss.

Reisesicherheitskonzepte

Was ist vor, was während der Reise und was im Notfall zu tun? Diese drei Zeitpunkte stehen im Mittelpunkt eines solchen Konzeptes. Vor Reise-
antritt gilt es, alle Vorkehrungen für den Aufenthalt und eventuelle Notfälle zu treffen. Unverzichtbar ist es, eine Auslandsreiseversicherung für die MitarbeiterInnen abzuschließen und für etwaige Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen. Genauso wichtig ist eine rund um die Uhr erreichbare Notrufnummer für medizinische und sicherheitsrelevante Notfälle. Damit diese auch tatsächlich helfen kann, müssen bereits im Vorhinein Abläufe festgelegt werden. Es muss auch klar sein, wer im Notfall als KrisenmanagerIn fungiert und wer dem Krisenstab angehört. Neben betriebsinternen Personen sind das häufig Behörden und Botschaften vor Ort.

In manchen Ländern wird es auch nicht ausreichen, den MitarbeiterInnen einen Reiseführer in die Hand zu drücken. Dann braucht es spezielle Trainings, die von interkulturellen Kompetenzen bis hin zum richtigen Verhalten in Krisenregionen reichen. Während eines Auslandaufenthalts müssen neben der Notrufnummer Kommunikationskanäle vorhanden sein, um die MitarbeiterInnen auf dem Laufenden zu halten. Dabei kann eine Tracking Software helfen, die basierend auf den Reisedaten darüber Aufschluss gibt, wer sich gerade wo befindet und wie erreichbar ist.