„Hybride Events“ sind gerade in aller Munde. Was versteht man darunter?

Das ist eigentlich ganz einfach: Hierbei handelt es sich um Veranstaltungsformate, bei denen es möglich ist, als Besucher mit mobilen Endgeräten vom Smartphone über das Tablet bis zum Notebook teilzunehmen. Das kann dann im Einzelnen sehr verschieden aussehen, zum Beispiel mit interaktiven Apps und Websites oder per Livestreaming.

Was muss man da bei der Organisation beachten, damit das später reibungslos funktioniert?

Zuerst muss man mit den Veranstaltern genau besprechen, was eigentlich gefordert ist. Dazu gehört auch, sich mit den einzelnen Referenten zu koordinieren, damit man die Interaktionsmöglichkeiten während einer Präsentation möglichst effektiv gestalten kann. Des Weiteren müssen die Teilnehmer schon vorab vernünftig – das heißt vor allem sorgfältig – in die Technologie eingewiesen werden. Besonders hier zeigt sich, dass es auch besonders wichtig ist, im Blick auf den Datenschutz adäquate Sicherheitsstandards bieten zu können. Und letztendlich braucht es auch einfach eine stabile WLAN-Architektur, die viele Endgeräte auf einen Schlag ins Netz lassen kann, ohne in die Knie zu gehen.

App oder Website - welcher Zugang funktioniert hier Ihrer Erfahrung nach bisher am besten?

Wir setzen aktuell vor allem auf Websites. Die Arbeit mit Apps ist in der Vorbereitung bislang sehr komplex, weil man jede App einzeln für die jeweilige Veranstaltung einrichten und sich das zusätzlich von den jeweiligen Anbietern der Betriebssysteme genehmigen lassen muss. Unserer Erfahrung nach ist es deshalb wesentlich leichter, mit webbasierten Lösungen zu arbeiten.

Wie sieht das konkret aus?

Die Website wird im Dialog mit den Veranstaltern vorab eingerichtet, die Teilnehmer bekommen ein Passwort, mit dem sie sich während der Veranstaltung auf der jeweiligen Seite einloggen. Der Vorteil gegenüber einer App: Die Website steht auf jedem Gerät zur Verfügung und funktioniert mit jedem Betriebssystem, man muss keine Rücksicht auf die Kompatibilität von iOS oder Android nehmen. Zudem funktioniert das auch auf Desktop-PCs.

Wozu braucht es denn einen Zugang im entfernten Büro?

Das ist ja gerade der große Vorteil eines hybriden Events: Hier können sie von überall auf der Welt teilnehmen – auch wenn sie nicht vor Ort sein können, aber nicht nur als passiver Zuschauer. Auf diesem Weg können sie sich trotzdem an Diskussionen beteiligen und Fragen an Referenten stellen. Das erspart dem Teilnehmer Reisekosten und der Veranstalter macht mehr Umsatz, da er mehr Besucher schultern kann, als mit der sonst üblichen Infrastruktur – denken sie etwa auch an Hotelkapazitäten – möglich wären.

Aber wer sich für einen Kongress interessiert, der fährt doch eigentlich auch hin?

Nicht unbedingt. Das kann terminlich nicht passen oder in der Anreise zu teuer sein. Vielleicht interessieren sie auch nur bestimmte Themen und nicht das ganze Programm. Ohnehin sind hybride Events ja nicht nur auf Tagungen beschränkt – das können auch große Unternehmensversammlungen sein. Da wird das Reisebudget eines Konzern erheblich weniger strapaziert und über diese ausbleibenden Flugpassagiere freut sich auch die Umwelt. Auch die ökologische Nutzen dieser Veranstaltungsform ist nicht zu unterschätzen. Wir müssen schließlich in Zukunft sehen, wie wir uns auf der Welt immer besser verbinden, ohne der Natur zu schaden. Schnell und nachhaltig zu sein, ist die Herausforderung. Somit kommt der hybride Zugang einer heutzutage notwendigen globalen Sichtweise sehr entgegen.

Dann steht einer Etablierung hybrider Events ja eigentlich nichts im Wege.

So schnell geht das auch nicht. In nächster Zeit wird sich zeigen, was als Kerntechnik für Veranstaltungskonzepte funktionieren kann und ob und welche Branchenstandards sich entwickeln. In Zukunft werden Lösungen wohl auch viel individueller zugeschnitten. Vieles steht ja technisch erst am Anfang und gleichzeitig werden sehr viele verschiedene Zugänge angeboten. Das ist derzeit noch recht unübersichtlich: Es gibt viel, aber die meisten wissen nicht, was sie damit machen sollen und ob es für ihre Bedürfnisse überhaupt passt. Endkunden beim Einsatz vernünftig zu beraten – daran fehlt es derzeit noch in der Branche. Es gibt also noch zu tun.