Die Entscheidung zu einer Veranstaltung, ist meist der schwierigste Schritt überhaupt. Ist dieser Entschluss erst einmal gefasst, muss man sich nur an einige Grundregeln halten, um ein erfolgreiches Event abzuwickeln. Das wohl Wichtigste ist, sich die Vorbereitungszeit in Phasen einzuteilen, in denen gewisse Dinge erledigt werden müssen. Grob kann die Vorbereitung in vier Perioden gegliedert werden:

  1. die Frühphase
  2. die Spätphase
  3. die Akutphase
  4. die Veranstaltungsphase

Die Frühphase

Egal, welchen Umfang, wieviele Teilnehmer oder welche Dauer eine Veranstaltung hat, um sie erfolgreich zu gestalten, muss mit der Planung bereits Monate zuvor begonnen werden. Dabei gibt es in der Frühphase folgende Punkte abzuarbeiten:

  • Der Zweck der Veranstaltung muss definiert sein. Ein, zwei Sätze im Kopf zu haben, hilft, die Veranstaltung in die passende Richtung zu lenken. Man muss sich selbst darüber im Klaren sein, warum man es macht, und auch in der Lage sein, den Zweck und die Absichten jemand Anderem zu erklären. Wer das eigene Event nicht in wenigen Sätzen erläutern kann, sollte sich noch einmal Gedanken über dessen Definition machen.
  • Was ist das konkrete Ziel? Fünf neue Mitglieder für eine Organisation? Eine 1.000-Euro-Spende? Begeisterte Leute?
  • Gute Teammitglieder mit verschiedenen Fähigkeiten sind ein Muss.
  • Alle möglichen Ausgaben, Einnahmen, Sponsoren und Kontingent-Ausgaben müssen in einem Budgetplan niedergeschrieben werden. Realismus von Anfang an ist dabei unabdingbar.
  • Zeit und Ort müssen festgelegt werden. Diese beiden Faktoren entscheiden mit, ob jemand zur Veranstaltung kommt oder nicht.
  • Logistik ist alles. Wie sind die Parkmöglichkeiten? Wie sieht es mit der Behindertenfreundlichkeit aus? Wie groß ist der Veranstaltungsort? Welche Ausrüstung wird gebraucht?
  • Marketing und Werbung nicht vergessen: Vorläufige Versionen von Drucksorten (Flyer, Poster, usw.) sollten bereits jetzt erstellt werden. Diese müssen alle wichtigen Informationen enthalten.

Die Spätphase

Gut zwei Wochen vor der Veranstaltung wird es immer stressig. Egal, wie gut vorbereitet man ist. In dieser Zeit heißt es kühlen Kopf bewahren:

  • Re-Check durchführen: Es ist wichtig alle Grunddaten noch einmal zu überprüfen: Ort, Zeit, Mitarbeiter, Kontaktdaten usw.
  • Meetings mit dem Team werden in dieser Phase immer wichtiger. Gemeinsam können einzelne Bereiche noch einmal überprüft und etwaige Fragen geklärt werden.
  • Nun ist es auch an der Zeit, möglichst viele Aufgaben zu delegieren. Falls es sich um eine Großveranstaltung handelt, sollten verschiedene Leute verschiedene Aktivitäten koordinieren. Eine Person sollte den Überblick über alles haben.
  • Die Webseiten und Social-Media-Kanäle sollten noch einmal auf Aktualität und Richtigkeit der Angaben überprüft werden.
  • Nun können auch die Anschaffungen gemacht werden, die am Veranstaltungstag konkret gebraucht werden.
  • Vorab sollte eine Kontaktliste mit allen relevanten Telefonnummern, Adressen und E-Mail-Kontakten der Teammitglieder erstellt werden. Eine ähnliche Liste für VIPs und Zulieferer von Gütern oder Diensten ist ebenso sinnvoll.
  • Jedes Teammitglied, das am Veranstaltungstag vor Ort sein wird, sollte zumindest einmal bereits im Vorhinein die Location besuchen, um sich dann auszukennen.

Die Akutphase

Einen Tag vor dem Veranstaltungstag wird vieles noch nicht fertig sein und einiges nicht so klappen wie gedacht. Auch dann heißt es wieder: ruhig bleiben.

  • Mit Hilfe einer Liste sollten noch einmal alle wichtigen (Tages)punkte durchgegangen werden. Alle Einladungen und Rückmeldungen müssen noch einmal überprüft werden.
  • Außerdem sollte eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt werden, um zu sehen ob alle Dinge da sind, wo sie hingehören.

Die Veranstaltungsphase

Auch wenn es sich vielleicht nicht so anfühlt, nun ist alles vorbereitet. Früh am Veranstaltungsort zu sein, ist nicht nur für das eigene Gefühl wichtig. Oft erscheinen Teilnehmer oder Besucher bereits vor der offiziellen Eröffnung. Während der Veranstaltung ist es wichtig, die Übersicht zu behalten und stets Kontakt zu den jeweiligen Ansprechpersonen für die verschiedenen Bereiche zu wahren.

So steht einer erfolgreichen Veranstaltung nichts mehr im Weg.