Man kennt es von Familienfeiern: Es müssen Räumlichkeiten gefunden, Einladungen verschickt, Menüvorschläge erarbeitet und Unterhaltung organisiert werden. Obwohl im privaten, überschaubaren Rahmen, fordert so ein Fest ganz schön viel Aufmerksamkeit, Zeit und Organisationsaufwand.

Wer beruflich Events plant, ist vor weitaus vielschichtigere Herausforderungen gestellt. Auch wenn alle Hausaufgaben erfüllt sind, besteht stets ein Restrisiko: Wurden alle Gefahrenquellen minimiert? Kommen ausreichend viele Besucher? Auch technische Probleme, Personalausfall aufgrund von Krankheit oder schlechtes Wetter können zur Nervenprobe werden.

Egal, ob firmenintern oder an externe Dienstleister ausgelagert: Die Planung spielt eine wesentliche Rolle, um ein Event erfolgreich über die Bühne zu bringen. Sie ist der Grundpfeiler dafür, um im Vorfeld alle nötigen Maßnahmen treffen zu können. Denn je detaillierter ein Event geplant ist, um so reibungsloser funktioniert die Umsetzung. Und umso gelassener kann auf unvorhergesehene Ereignisse reagiert werden.

Checklisten schaffen einen Überblick

Für die Eventplanung sollten ausreichend Zeit und Ressourcen bereitgestellt werden. In diesem Zusammenhang sind Checklisten eine große Unterstützung. Mitunter deshalb, weil sie helfen, stets den Überblick zu bewahren. Sie können sowohl für grundsätzliche Entscheidungen, als auch für die Grob- und Detailplanung wertvoll sein. Auch eine To-do-Liste für die Zeit während des Events und unmittelbar danach sowie in der Folgezeit erleichtert die Erfüllung aller Aufgaben.

Zielgruppe, Budget und Datum festlegen

Vor jedem Event stellt sich die Frage, welches Ziel damit verfolgt wird und welche Art von Publikum angesprochen werden soll. Auch die Dauer des Events, die Anzahl der Besucher und das vorhergesehene Budget sind relevant. Davon hängen schließlich viele weitere einzukalkulierende Schritte ab, wie etwa die Dekoration, die Speisekarte oder das Programm. Ein heikles Thema ist das Finden eines passenden Datums. Denn werden Tag oder Zeitpunkt falsch ausgewählt, ist der Aufwand umsonst.

Die richtige Location finden

Auch die richtige Location spielt eine wesentliche Rolle. Sie muss zur Art der Veranstaltung passen, groß genug sein, technisch nach den eigenen Bedürfnissen ausgestattet sein und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Dabei sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass die Eventlocation von allen Gästen gut erreichbar ist. Ist einmal ein Veranstaltungsort festgelegt, muss er bald genug reserviert werden. Mögliche Ersatztermine sollten ebenfalls vereinbart werden.

Aufgaben während der Veranstaltung

Ist der große Tag gekommen, kann man bei ausreichender Planung beruhigt an die Sache herangehen. Denn in diesem Fall weiß man kurz vor und während der Veranstaltung stets genau, was zu tun ist: Personal muss angeleitet, Möbel und Technik aufgebaut werden und die Gäste zu jedem Zeitpunkt optimal versorgt sein. Es hilft, regelmäßig einen Blick auf den Zeitplan zu werfen und zu prüfen, ob alles in geregelten Bahnen abläuft.

Vor dem Event ist nach dem Event

Nach einem erfolgreichen Tag oder Abend ist das Event noch nicht zu Ende. Das ist erst dann der Fall, wenn alles abgebaut, Müll entsorgt und die Räumlichkeiten gereinigt sind. Auch diese Schritte müssen unbedingt in die Planung miteinbezogen werden, um Veranstaltungen erfolgreich durchzuführen und abzuschließen.

In den Tagen und Wochen danach ist es von Vorteil, mit MitarbeiterInnen und Dienstleistern in Kontakt zu bleiben und sich über das gemeinsame Projekt auszutauschen. Weitere abschließende Aufgaben sind unter anderem die Erfolgsevaluierung sowie nachgelagerte Kommunikationsmaßnahmen wie zum Beispiel Dankesbriefe.