Das Eintreten einer Krise ist nicht planbar, wie man ihr begegnet aber schon. Im Vorfeld muss man sich Gedanken über die Auswirkungen potentieller „Issues“ machen. Um diese Risiken systematisch zu identifizieren und zu bewerten, braucht es ein professionelles Issue-Management im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems. Eine entsprechende – gegebenenfalls externe – Risikokommunikation muss prophylaktisch Aufklärungsarbeit leisten. KlientInnen, KundInnen oder KonsumentInnen sollen so vorab über alle zur Beherrschung von Risiken ergriffenen Maßnahmen informiert werden.

Herzstück Krisenplan

Kommt es dennoch zu einer Krise, tritt ein Krisenplan in Kraft. Einmal im Jahr muss dieser – idealerweise im Rahmen einer nicht angekündigten Übung – auf seine Wirksamkeit geprüft werden. Wie dieser Krisenplan konkret aussieht und was er beinhaltet, hängt von der Art des Unternehmens, der jeweiligen Branche und den dort auftretenden Risiken ab. Zum Beispiel wird eine Kontamination von Lebensmitteln anders gehandhabt werden müssen als eine Bankenkrise.

Die Aufgaben, die ein Krisenplan erfüllen muss, sind im Wesentlichen gleich. Er hält die zu setzenden Schritte im Sinne eines Prozessablaufs fest: Woher kommt die Information, die zur Auslösung führt? Handelt es sich um einen Vorfall oder eine Krise? Wer löst die Maßnahmen im Rahmen des Krisenplans aus? Wie wird der Krisenstab einberufen und wer gehört ihm an? Was wird kommuniziert und wer kommuniziert?

Welche Maßnahmen werden zur Bewältigung der Krise gesetzt? Essentiell für das Funktionieren des Krisenplans ist das reibungslose Zusammenspiel aller involvierten Bereiche. Die beste Kommunikation, vorbereitete Statements und ein profundes Medientraining  helfen nichts, wenn der Informationsfluss stockt.

Krisenkommunikation auf Zeit

Da effektives Krisenmanagement anspruchsvoll und herausfordernd ist, ist es für klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) oft schwierig, alle benötigten Kompetenzen im Betrieb zu vereinen. Manchmal sind auch große Unternehmen schlichtweg mit Situationen konfrontiert, die sie mit eigenen Ressourcen nicht bewältigen können. In solchen Szenarien kann es sinnvoll sein, sich die Hilfe externer Krisenexperten zu sichern.

Welche Rolle diese in solch einer Situation einnehmen und in welchem Umfang sie tätig werden, hängt vom jeweiligen Arrangement ab. Gerade aber in der Außenkommunikation verfügen Krisensprecher über entsprechende Trainings, um klar und für Laien verständlich zu kommunizieren und auf heikle Fragen die richtigen Formulierungen zu finden.

Auch bei einem solchen Krisenbewältigungsmodell, das die Einbindung externer Experten vorsieht, gilt: Je früher und umfassender die Vorbereitungen sind, desto höher sind die Chancen, eine Krise erfolgreich zu meistern.