Bereits die alten Römer pflegten sich mit Großveranstaltungen wie den Gladiatorenkämpfen zu unterhalten. Die Spiele verbreiteten sich über das ganze Imperium, welche sogar bei den Griechen großen Anklang fanden, die sich üblicherweise gerne als humaner und zivilisierter darstellten. Ein gutes Konzept sowie perfekte Umsetzung in bleibende Erinnerungen waren schon immer grenzenlose Erfolgsfaktoren in der Eventplanung.

Doch machen wir einen großen Sprung zurück in die Gegenwart. Das römische Imperium ist längst Geschichte und längst sind wir im Zeitalter der digitalen Kommunikation angekommen. Events verfolgen andere Ziele und Wege, um Botschaften und Produkte ins richtige Licht zu rücken. Im Prinzip ermöglicht die digitale Kommunikation (fast) grenzenlose Möglichkeiten. Als Veranstalter ist man einerseits nicht an einen Ort gebunden und kann weltweit verschiedene Abläufe flexibel gestalten und erledigen – unabhängig vom jeweiligen Arbeitsplatz.

Abstrakte Ideen zu konkreten Events können durch digitale Methoden schnell aufbereitet werden, so dass sich der Auftraggeber darunter auch etwas vorstellen kann. Die zeitliche Komponente bekommt somit in der Planung einen neuen Stellenwert. Aber auch rund um die Bewerbung bieten sich neue Wege an. Kommunikationskanäle wie soziale Medien, aber auch digitales Einladungsmanagement können zielgerichteter miteingebunden als auch gesteuert werden.

Die Eventbranche hat diese Optionen in den letzten Jahren ziemlich ausgeschöpft und mit innovativen Lösungen auch weiterentwickelt. Auch wenn die Eventbranche sich durch viele Neuerungen ständig verändert und im Umbruch ist, so gilt es bei der Planung eines Events noch immer grundlegende Schritte zu beachten. Um ein Event auf die Beine zu stellen, sollte man sehr sensibel an die Planung herangehen.

Die Art sowie das Ziel der Veranstaltung bestimmen den eigentlichen Weg. Ein Erfolgskonzept ist nicht 1:1 übertragbar, sondern muss immer wieder individuell angepasst werden. Kreativität, Fokus, sowie eine gewisse Detailverliebtheit sind gewisse Werkzeuge für die Umsetzung von Veranstaltungen mit nachhaltigem Charakter. Diese Tools sind bei der Umsetzung wichtige Hilfswerkzeuge.

Damit der Plan auch funktioniert

Zu einer umsichtigen Planung gehören viele kleine Finessen, die es zu berücksichtigen gibt. Konkrete Maßnahmen sind individuelle Storyboards, die den Ablauf skizzieren. Checklisten, aber auch die Berücksichtigung von gewissen Vorlaufzeiten, rechtlichen Auflagen sowie Budgetvorgaben sind essenziell. Plane ich beispielsweise eine Veranstaltung im Ausland, laufen die ersten Vorbereitungen bereits ein Jahr davor an.

Die Suche nach zuverlässigen Partnern im Ausland ist oft ein sehr zeitintensiver Faktor, der viele Ressourcen in Anspruch nehmen kann. Die Kenntnis von Abläufen und ein internationales Netzwerk in der Branche ermöglichen es nicht nur, groß zu denken, sondern auch Großes zu erreichen.

(Inter)-nationale Gefühlswelt

Die Stimmung des Publikums verleiht dem Event jedes Mal eine besondere Emotionalität, die für unvergessliche Momente sorgt. Ein einzigartiges Flair, tolle Begegnungen und Erlebnisse sind wichtige Faktoren, um dem Anspruch einer erfolgreichen Veranstaltung auf allen Ebenen gerecht zu werden. Dieses ist zwar schwer steuerbar, doch fühlt sich ein Publikum wohl, so ist dafür bereits der erste Grundstein gelegt.

Auch wenn die Arbeit international von Land zu Land sehr unterschiedlich sein kann, in der Emotionalität ticken wir Menschen doch relativ gleich. Egal, ob bei Events in der Schweiz, Österreich, USA oder Kroatien – das Publikum ließ sich jedes Mal mitreißen von der einzigartigen Stimmung. Das bringt mich wieder zurück zum Anfang.

Denn ein erfolgreiches Event ist der krönende Abschluss einer langen Planung mit vielen kleinen Stolpersteinen. Doch bei allen Schwierigkeiten, die sich ergeben können, bedenken Sie bei Ihren eigenen Vorhaben immer: die Planung der Reise zum Ziel ist der Weg zum Erfolg.