Lage

Bei der Organisation und Planung einer Kongressveranstaltung gibt es viel zu tun. Von der Organisation bis hin zur Durchführung müssen zahlreiche Punkte bedacht und berücksichtigt werden. Doch sollte man nicht außer Acht lassen, dass der Erfolg einer solchen Veranstaltung zu einem großen Teil von der Wahl der optimalen Kongress-Location abhängt. Und da kommt es vor allem auf eine günstige Lage an. Ist das Kongresszentrum an den örtlichen Flughafen, den Hauptbahnhof und ans Stadtzentrum gut angebunden? Dann ist die erste Hürde zur perfekten Location schon genommen. Im Idealfall ist es auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln unkompliziert erreichbar. Ein ausreichend großes Hotelangebot in unmittelbarer Nähe des Kongresszentrums sorgt für kurze Wege und erhöht so aufgrund der Zeitersparnis während der An- und Abreise auch die Zufriedenheit der Gäste.

Räumlichkeiten und Team

Ist die optimale Lage gefunden, rückt das Kongresszentrum selbst in den Fokus der Aufmerksamkeit. Schließlich sollte der Veranstalter die Gewissheit haben, dass für seine Veranstaltung die entsprechenden Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, die auch flexibel nutzbar sein müssen. Denn der Platzbedarf eines Kongresses kann von der Planung bis zur Realisierung oftmals stark variieren. Daher ist eine große Flexibilität bei den unterschiedlichsten Kongressräumlichkeiten vorteilhaft. So wird es möglich, genügend Raum für große Vorträge zu haben und auch kleinere Meetings oder Breakouts optimal unterbringen zu können. Auch sollten Ausstellungsflächen und Netzwerkbereiche zur Verfügung stehen. Besonders wichtig gerade für neue Meetingformate wie etwa die Hybrid-Meetings, bei denen Teilnehmer auch von zu Hause oder vom Firmenbüro aus an einer Konferenz teilnehmen können.

WLAN & Eventtechnik

Stichwort Interaktivität. Auch zwischen den Teilnehmern von Kongressen nimmt die Interaktivität einen immer größeren Stellenwert ein. Gerade auch aufgrund der verstärkten Nutzung von Social Media, auch im beruflichen Bereich. Ein wichtiger Punkt, bei dem die Interaktivität immer wichtiger wird, ist das gezielte Netzwerken unter Kongressteilnehmern, die oftmals nicht mehr nur zwecks Wissensvermittlung zu Kongressen anreisen, sondern insbesondere auch um Business-Netzwerke knüpfen zu können. Dabei setzen Teilnehmer natürlich auch ein hochqualitatives WLAN voraus, das möglichst viele Devices gleichzeitig sicher versorgen kann. Und im Idealfall auch noch möglichst kostengünstig ist. Doch auch die restliche Veranstaltungstechnik, die von der Kongress-Location zur Verfügung gestellt werden sollte, ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und damit auch den Erfolg einer Veranstaltung. Eine hochwertige Ton-, Licht- und Projektionstechnik erleichtert die Durchführung der Veranstaltung enorm. Im Idealfall ist auch qualifiziertes Fachpersonal zur Bedienung und für eine etwaige Fehlersuche vor Ort.

Green Meetings & Catering

Auch im Veranstaltungsbereich werden die Themen Umweltschutz und nachhaltiges Wirtschaften immer wichtiger. Daher setzen zahlreiche Unternehmen auch bei Meetings und Kongressen auf Green Meetings, die von Anfang an auf die Schonung natürlicher Ressourcen und einen möglichst umweltfreundlichen Ablauf ausgelegt sind. So wird etwa möglichst wenig Papier verwendet, das Catering wird von regionalen Anbietern gestemmt und die An- und Abreise muss auch möglichst umweltschonend vonstattengehen. Bei der Planung eines Green Meetings sollte darauf geachtet werden, dass die gewünschte Location mit dem Österreichischen Umweltzeichen zertifiziert ist. Aber nicht nur im Hinblick auf Green Meetings ist die hochwertige kulinarische Verpflegung der Teilnehmer ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Erfolg. Besonders Kreativität, Flexibilität und ein hoher Servicecharakter sind beim Catering zunehmend gefragt.
Sind alle diese Punkte bedacht und die Location klug gewählt, steht einem reibungslosen und erfolgreichen Ablauf des Kongresses nichts mehr im Wege.