Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Einladung, etwa von einem wichtigen Partnerunternehmen oder einem größeren Kunden, es kann aber auch eine politische Veranstaltung oder ein runder Geburtstag sein. Jedenfalls genau diejenige Art von Veranstaltung, mit der man seine Bedeutung unterstreichen möchte, zeigen will, dass man etwas auf die Beine stellen kann.

Mit der Veranstaltung das Image pflegen

Sie nehmen die Einladung an und kommen an den Ort des Geschehens. Vielleicht finden Sie sich dort nicht sofort zurecht. Sie müssen erst ewig suchen, bis Sie den richtigen Bauteil finden. Dann ist die Garderobe unbesetzt, Sie müssen warten. Nachdem Sie endlich am Tisch Platz nehmen konnten, kommt nur selten ein Kellner vorbei, Sie sitzen die meiste Zeit am Trockenen.

Egal, was jetzt noch kommen mag – für Sie hat der Abend jedenfalls einen schalen Beigeschmack. Es haben Dinge nicht funktioniert, die eigentlich funktionieren sollten. So wurde Ihr Wohlbefinden stark eingeschränkt. Sie werden diesen Abend maximal in gemischter Erinnerung behalten und wenn Sie auf Veranstaltung oder Veranstalter angesprochen werden, wird das mitschwingen. Ab diesem Moment wird die misslungene Veranstaltung zum Imageproblem.

Learnings mitnehmen – Komplexität begreifen

Wenn Sie jetzt sagen, „Das werde ich aber selber besser machen“, dann haben Sie schon Lektion 1 erfolgreich hinter sich gebracht: Das Wohl des Gastes muss zu jeder Zeit an erster Stelle stehen. Ihre Veranstaltung ist Ihre Visitenkarte. Die drucken Sie auch nicht auf minderwertige Post-Its, sondern Sie werden bei diesem Detail darauf achten, dass es Sie in ein professionelles Licht rückt.

Der Gast muss sich wohlfühlen. Das ist eine Art Generalthema, dass Sie bei allen Details im Auge behalten müssen – und derer gibt es viele, denn wer heute ein Event organisiert, muss sehr viel bedenken und organisieren.

Liebe geht durch den Magen

Ja, so banal es scheinen mag, das Essen trägt eine zentrale Rolle. Wenn die Gäste satt wurden, steigt ihr Zufriedenheitsgefühl. Alleine bei diesem Punkt lässt sich die Schlacht um einen gelungenen Abend entscheiden – schlechtes oder zu wenig Essen ist ein kaum aufholbarer Malus. Das Essen sollte nicht nur gut, sondern auch genug sein.

Die Speisenwahl kann viel ausmachen und muss wohl bedacht werden: Bei einem Trachtenfest sind Spanferkel und Schnitzel mit frisch gezapftem Bier passend. Für die Aktionärsversammlung sollte es eher ausgefallener Wein mit Lachs oder Roastbeef sein. Womit wir bei den Getränken wären: Warum nicht eine kleine, regionale Brauerei beauftragen? Oder speziell für den Abend entworfene Etiketten auf den Weinflaschen?

Prost – auf die Gemütlichkeit!

Damit haben die Gäste auch gleich ein Gesprächsthema – und Sie haben eine gute Tat vollbracht, für die man Sie im Gedächtnis behalten wird, denn Veltliner vom Großhändler liefern lassen kann jeder. Den kleinen, aber feinen Winzer oder Brauer beauftragt nur der Kenner. Zudem haben Ihre Gäste gleich ein Gesprächsthema, wodurch die Stimmung steigt.

Natürlich funktioniert das nur, wenn ausreichend Servicepersonal da ist, das über die Getränke passend Bescheid weiß und laufend darauf achtet, dass sie nicht ausgehen. Wenn Personal und Getränkequalität stimmen, haben Sie einen weiteren wichtigen Punkt erfolgreich erledigt. Sparen Sie jedenfalls nicht bei den Getränken, das rächt sich – auch durch den Kater, den billiger Wein bei den Gästen verursacht, was diese dann natürlich mit Ihnen und Ihrer Veranstaltung verbinden.

Die Reise zum Mittelpunkt der Erde?

Mit dem Alkohol kommt eine weitere Frage ins Spiel: Die An- und Abreise der Gäste und damit die Locationwahl. Es soll nichts Alltägliches sein, sondern beeindrucken. Wenn der Ort zu dezentral liegt, werden die Gäste mit dem Auto anreisen, müssen Parkplätze suchen und können nichts trinken. Begegnen Sie diesem Umstand, indem Sie einen Shuttleservice anbieten. Damit zeigen Sie Professionalität und ermöglichen den Gästen einen entspannten Abend.

Denken Sie an gutes Personal. Hier sollte man auf Qualität und Quantität achten. Denken Sie an Wegweiser, Garderobe und Service, aber auch an Musik: Diese sollte zum Anlass passen, nicht zu laut sein, später vielleicht zum Tanzen einladen. Wenn dann auch noch Profis für den richtigen Sound, gutes Licht und etwaige Showeinlagen zuständig sind, steht einer gelungenen Veranstaltung, die auch Sie ins richtige Licht rückt, nichts mehr im Wege.