Um dieses Ziel zu erreichen, lauten die ersten Fragen, die sich ein erfolgreicher Eventmanager stellt: Was ist der Zweck der Veranstaltung und welche Emotionen möchten ich bei meinen BesucherInnen ansprechen?

Egal, wie gut die Speaker und Gastreferenten einer Fachtagung sind, der Veranstaltungsort trägt eine entscheidende Rolle zum Gesamtbild bei. Die Location ist für die Veranstaltung somit, was die Verpackung für das Produkt ist: ausschlaggebend, ob die Verpackung zum Kauf anregt – oder eben, ob der Veranstaltungsort einen Ticketkauf auslöst.

Ein Ort, der anzieht

Eine Firmenfeier beim Gastwirt um die Ecke ist gut, eine Firmenfeier am Schiffsdeck durch die nächtlichen Donauauen ist unvergesslich. Ein gelungener Event will keine Botschaft „kommunizieren“, sondern „inszenieren“. Vielleicht lässt sich die nächste Mitarbeiterfeier oder die kommende Pressekonferenz in der Orangerie eines barocken Schlosses oder im Garten eines Kurhotels in Szene setzen?

Menschen lieben Geschenke

Jeder professionelle Kongressteilnehmer behauptet meist, „die Inhalte“ seien der Grund für seinen Veranstaltungsbesuch. Insgeheim hofft jedoch selbst der seriöseste Forschungsmitarbeiter zumindest auf den Hauch eines Spektakels. Geschäftspartner, Kunden und Teilnehmer reisen oft von anderen Kontinenten an und haben tausende Flugmeilen hinter sich gebracht.

Und ein großzügig bestücktes Goodie Bag und ein üppiges Kuchenbuffet lehnt selbst im Dresscode-Black-Tie kaum jemand ab. Kollektive Begeisterung ist dem raffinierten Eventmanager dann bereits vor der Keynote Speech sicher.

Unbekanntes einbauen

Jeder kennt den ferngesteuerten Werbe-Zeppelin, der unter dem kargen Dach der Messehalle umherpendelt. Eine Werbebotschaft lässt sich im 21. Jahrhunderts weitaus zeitgemäßer präsentieren. So könnte eine Virtual-Reality-Brille durch die High-Tech-Produktionsstätten des Veranstalters führen oder einfach einen atemberaubenden Sprung vom Donauturm simulieren.

Wer die Social-Media-Kanäle mit seinem Event erobern möchte, kombiniert die Veranstaltung mit einem Gewinnspiel und dem passenden Hashtag. Für Fans der Haptik bietet sich ein Photobooth mit aufgedrucktem Eventnamen an, damit der Besucher ein Stück physische Erinnerung mit nach Hause nehmen kann. Ein guter Eventmanager bewahrt den Satz des russischen Ballett-Impresarios Sergei Diaghilev im Hinterkopf, der sagte: „Erstaune mich – ich warte!“.