Papier ist geduldig. Aber solche Geruhsamkeit verträgt sich nicht mit Branchen, in denen es schnell gehen muss. Das gilt auch in der Logistik, in der es Zeit und Geld kostet, auf Rechnungen und Lieferscheine zu warten. Zur Freude der Transportunternehmer setzt man immer häufiger auf EDI (Electronic Data Interchange).

Darunter versteht man den elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdokumenten. Laut dem US-amerikanischen Marktforschungsinstitut Forrester werden jährlich 20 Milliarden EDI-Transaktionen getätigt – Tendenz steigend.

Lieferungen automatisieren und Prozesse optimieren

Das Ziel von EDI ist es, die gesamte Lieferkette zu automatisieren und damit effizient zu gestalten. Durch die Verabschiedung der Zettelwirtschaft soll eine neue elektronische Ordnung in die Geschäftsabläufe gebracht, sollen Fehlerraten reduziert und Bearbeitungsprozesse optimiert werden. Lieferabläufe werden so beschleunigt und effizienter gestaltet. Bremsklötze wie eine Nachrichtenübermittlung auf Papier oder manuelle, fehleranfällige Arbeitsschritte werden aus dem Weg geräumt.

EDI wird vor allem dort eingesetzt, wo unterschiedliche Unternehmen Teil einer Lieferkette sind und eine sehr häufige Interaktion im Warenaustausch besteht. Hiermit werden Bestellinformationen zwischen Einkäufern und Herstellern ausgetauscht, Aufträge versandt, Lieferscheine automatisch erstellt. Zum jeweiligen Vorgang gehörende Rechnungen werden zur Bearbeitung sofort ins Rechnungswesen eingespeist und Zahlungsaufträge umgehend abgewickelt.

Besser mit den Kooperationspartnern kommunizieren

Vor allem aber sind damit alle Partner gleichzeitig auf dem neuesten Stand statt einer ansonsten nicht immer klaren Informationslage, weil alle Beteiligten in Echtzeit Zugriff auf die Datenbanken haben und so etwa über Bestandszahlen im Bilde sind.

Effizient kann diese Technik aber nur sein, wenn nicht jedes Unternehmen seinen Weg mit einem eigenen System geht, sondern standardisierte Programme eingesetzt werden. Das weltweit meistverbreitete Standardformat für den Austausch von Geschäftsdokumenten GS1 EANCOM wird mittlerweile in 51 Ländern von über 115.000 Unternehmen eingesetzt.

Wer jedoch meint, dass man EDI dem digitalen Wandel verdankt, der irrt: Der Großteil der unterschiedlichen Systeme und Dateiformate, die hier zum Einsatz kommen, wurden unter der Schirmherrschaft der UNO bereits in den achtziger Jahren entwickelt. Vor allem die Automobilindustrie und die Konsumgüterbranche gelten als die Wiegen dieser Systematik.

Schneller liefern und Kosten senken

Die Innovationen von damals werden, wenn auch in weiterentwickelter Form, bis heute eingesetzt. Das hat den Vorteil, dass sich Unternehmen, die sich erst später für diese Technologie entscheiden, leicht aufschließen können, da einheitliche und ständig erneuerte Programme eingesetzt werden, anstatt es alle Jahre zu einschneidenden und kostenintensiven Systemwechseln kommen zu lassen.

Forrester schätzt, dass mit EDI Geschäftsabläufe um bis zu 61 Prozent beschleunigt und die Kosten pro Geschäftsablauf um mindestens 35 Prozent reduziert werden können. Auch noch später auf den Zug aufzuspringen könnte sich also lohnen.