Geschäftsführer: Aaron Gruber* muss Kosten senken & seiner Frau täglich erklären, warum er es wieder nicht pünktlich zum Abendessen schafft…

Das ist Aaron Gruber. Aaron ist ein vielbeschäftigter Mann. Als Geschäftsführer verantwortet er organisatorische, kaufmännische und personelle Maßnahmen im Unternehmen. Aaron hat bei all seinem Tun das unternehmerische Ziel der Kostensenkung vor Augen – und die Hände noch immer voll Papier. In allen Unternehmensbereichen spielen Papierdokumente eine große Rolle: Verträge, Rechnungen, Personalakten – noch läuft der Informationsaustausch großteils auf Papier, am Ende vieler Arbeitsabläufe landen die zugehörigen Dokumente auf Aarons Schreibtisch. Ein derart papierreicher Workflow verursacht einerseits hohe Kosten: Papierkosten, Druckkosten, Gerätekosten inklusive Wartung und Instandhaltung. Andererseits beschäftigen die papierreichen Arbeitsabläufe Aaron und seine MitarbeiterInnen für Stunden mit Sichten, Sortieren, Ablegen, Weiterreichen von und nicht selten Suchen nach Informationen. Stunden, die das Unternehmen viel Geld kosten. Stunden, die im Sinne der Unternehmensphilosophie mit wichtigeren Aufgaben gefüllt werden könnten. Die Papiere bremsen den Workflow in Aarons Unternehmen, sie schwächen es in Zeiten allumfassender Digitalität und unerbittlicher Konkurrenz auf dem Markt. Aaron raucht der Kopf an manchen Tagen. Wegen des zunehmenden Papierkrams sitzt er viel zu häufig viel zu lange im Büro: Der Geschäftsführer macht das Licht aus. Eine Arbeitsweise, die Aaron zunehmend belastet, seine Kreativität schmälert und seine unternehmerische Weit- wie Übersicht beengt.

Aaron fragt: Wie können wir die Geschäftsprozesse optimaler gestalten, um Kosten zu senken und das Unternehmen in eine digitale Zukunft zu führen?

Teamleitung: Emilia Wallner* und Gregor Steiner* müssen die Dokumentationsflut eindämmen & treffen sich regelmäßig nach Feierabend, um ihre Sorgen miteinander zu teilen…

Das sind Emilia Wallner und Gregor Steiner. Emilia ist eine vielbeschäftigte Frau, Gregor ein vielbeschäftigter Mann. Ihrer beider Aufgabe ist es, Teams im Unternehmen zu führen. Teams wie viele, die miteinander arbeiten und dabei Informationen produzieren, austauschen und speichern, eigens wie fremdproduzierte. Inmitten der Unternehmensstruktur angesiedelt, landen auf den Schreibtischen der Teamleiter Gregor und Emilia Informationen von allen Firmenebenen. Ein Großteil davon auf Papier. Der Dokumentationsflut Frau und Herr zu bleiben, ist daily business für Gregor und Emilia. Sie verbringen viele Stunden ihrer Arbeitszeit damit. Stunden, die ihnen als Teamleader fehlen. Nicht selten trifft man Gregor und Emilia daher auch noch spät im Büro an, weil sie sich dann Zeit nehmen, um sich dem papierreichen Workflow zu stellen. Gleichwohl die hierarchische Struktur im Unternehmen flach ist, dauert es häufig lange, bis Informationen von der Geschäftsleitung über die Abteilungsleiter zu den Teamleitern oder von Gregors zu Emilias Team und umgekehrt gelangen. Denn auf jeder Ebene wird der Eingang der Informationen dokumentiert. Ebenso die Weitergabe. Zwischendrin findet die Sichtung, Analyse und Ablage statt. Letztere, indem die zumeist analogen Dokumente Stück für Stück eingescannt und digital abgespeichert werden: zum einen in der Teamablage, zum anderen in der Ablage des Teamleiters. Zur Sicherheit heftet die Teamleitungsassistenz im Back-Office papierne Kopien noch in Aktenordner. Das dauert.

Emilia und Gregor fragen: Wie können wir die Geschäftsprozesse optimaler gestalten, um mehr Zeit für Teamwork zu haben?

Sales Manager: Lukas Mayr* muss allzeit auf sämtliche Informationen zugreifen und die hübsche Kellnerin, als auch die Kundin beeindrucken…

Das ist Lukas Mayr. Lukas ist ein vielbeschäftigter Mann. Seine Aufgabe als Sales Manager ist es, die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu verkaufen – im Außendienst. Als Schnittstelle zwischen Firma und Kunde arbeitet Lukas mobil: Er sitzt in Auto, Bahn und Flieger und braucht von unterwegs allzeit schnellen, komfortablen und sicheren Zugriff auf die Dokumente des Unternehmens und die der KundInnen. Noch ist Lukas gezwungen, eine Menge Papierdokumente mit sich zu tragen, seine stylische Designertasche droht deshalb aus allen Nähten zu platzen. Ein sexy Außendienstler ist anders unterwegs. Lukas träumt von einem leichten Tablet, auf dem er sportlich zwischen Unternehmensdaten in der sicheren Cloud und Kundendaten hin und her wischt, ohne zugleich noch in den Bestellungen auf Papier nach den kleingedruckten Zahlen der vom Kunden georderten, bezahlten und reklamierten Produkte suchen zu müssen. Lukas ist ein eloquenter Mann, dem es gelingt, seine Kunden von den USP (Alleinstellungsmerkmalen) der Unternehmensprodukte zu überzeugen, ohne sie zum Kauf überreden zu müssen. Dennoch gerät Lukas in Kundengesprächen immer häufiger ins Schwitzen, weil die teils digitalen, teils analogen Dokumente seinen Blick an Bildschirm und Papier fesseln. Und er wie heute seinen Kunden aus der Wiener Kärntnerstraße, dem er gegenüber sitzt, aus den Augen verliert, da er ein Dokument nicht finden kann. Darunter leidet Lukas Überzeugungskraft, denn die wirkt am besten vis-á-vis. Lukas Verkaufszahlen stagnieren, er gerät zunehmend unter Erfolgsdruck.

Lukas stellt die Frage: Wie können wir die Geschäftsprozesse optimaler gestalten, um die Mitarbeitereffizienz zu verbessern?

IT-Admin: Leon Brunner* muss Geräte managen, Dokumente sicher speichern und dringend sein Privatleben wieder in Griff bekommen…

Das ist Leon Brunner. Leon ist ein vielbeschäftigter Mann. Seine Aufgabe als IT-Admin ist es, den Informationsfluss im Unternehmen technisch zu gewährleisten und zu gestalten. Leon ist ein ruhiger Typ, der Computer, Drucker & Co. wie Familienmitglieder behandelt und selbst angesichts einer Geräteverweigerung gelassen bleibt. Leon hat stets ein offenes Ohr für die IT-Probleme der Kollegen, ganz gleich, ob der Geschäftsführer nach einem ganz sicher abgespeicherten Dokument sucht, das plötzlich unauffindbar ist (war im Ordner „temporär“ abgelegt) oder der Drucker in der Personalabrechnung spinnt (falsches Komma bei Kopienzahl), so dass dem Personalteamleiter deshalb das Papier ausging. Leon bringt Tag für Tag die unzähligen Bürogeräte unzähliger Hersteller im Unternehmen dazu, im Einklang zu arbeiten. Er sichert den Speicherort des Unternehmens für digitale Dokumente gegen unbefugte Zugriffe ab und öffnet ihn für befugte. Er sorgt für systemische und systematische Updates. Bei der Vielzahl und Vielfalt des unternehmerischen Gerätepools ist das eine Aufgabe, die Lukas Arbeitszeit immer mehr vereinnahmt. Oft ist er noch lange nach Dienstschluss im Haus, um IT-Problemen auf den Grund zu gehen. Ein Privatleben hat Leon längst nicht mehr.

Leon fragt: Wie können wir die Geschäftsprozesse optimaler gestalten, damit das Gerätemanagement smart und sicher zugleich wird?

*alle Personen sind frei erfunden