o. Univ.-Prof. Dr. Dimitris Karagiannis
Leitung Forschungsgruppe Universität Wien, Forschungsgruppe Knowledge Engineering

Professor Karagiannis, können Sie erläutern, wie wichtig IT - gestützte Tools heute für Unternehmen (vor allem KMU) in einer wissensbasierten Ökonomie geworden sind?

Wissensverlust durch Abgang von erfahrenen Mitarbeitern, Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten sowie die Ausrichtung an Best Practices in der jeweiligen Branche sind für KMUs eine fast größere Herausforderung als für Großunternehmen – dem sollte man professionell begegnen.

Prozesse werden immer komplexer. Und so müssen wir durch IT-Tools – vergleichbar mit 3D-Modellen in der Architektur - Fertigungszeichnungen oder Modelle entwickeln, um die Prozesse beherrschbar und bewertbar zu machen.

 

Welche Fragen müssen die Unternehmen für sich lösen, um die für sie wichtigen Tools anzuwenden, und welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden?

Vor der Beschaffung und Anwendung eines Tools müssen die Methodik, die Vorgehensweise und insbesondere die Aufgaben und relevanten Verantwortlichkeiten der beteiligten Nutzer geklärt werden. Das Tool zur Projektkoordination, Prozessoptimierung und Wissensmanagement im Unternehmen muss dann die festgelegte Methodik und Aufgabenverteilungen zwischen den Rollen adäquat unterstützen.

 

Gibt es eine Mindestgröße von Unternehmen, was den Einsatz von IT - gestützter Prozessoptimierung angeht, oder können auch Freiberufler etc. solche Tools sinnvoll nutzen?

Gerade die modellhafte Betrachtung von Prozessen sehen wir als probate Technik über alle Unternehmensgrößen. Für die grundsätzliche Beschäftigung mit Prozessen sehe ich keine Mindestgröße. Um wertschöpfende Optimierungspotentiale zu nutzen, soll man Prozessmanagement- Tools einsetzen und sich nicht auf das Beschreiben von Prozessen in Prosa mittels Office- Tools einschränken.

„Für die grundsätzliche Beschäftigung mit Prozessen sehe ich keine Mindestgröße.”

Inwieweit lässt sich Standardsoftware auf einzelne Unternehmen individuell zuschneiden?

In der Forschung stellen wir diese Forderung seit langem. Sie ist nur bei wenigen Tools adäquat ausgeprägt. Es gibt nicht die allgemein gültige Methodik, die für alle Unternehmensgrößen und Branchen passend ist. Tools sollten „out of the box“ schon bestimmten Branchen oder Unternehmensgrößen angepasste Vorkonfigurationen anbieten – darüber hinaus sollte aber eine individuelle Anpassung an das Unternehmen möglich sein. 

 

Heute spricht man zum Teil von Fluid Management, also fließenden Entscheidungen und Unternehmensentwicklungen. Lassen sich IT - gestützte Prozessoptimierungen da überhaupt noch abbilden?

Agilität in Richtung Fluid Management wird in den nächsten Jahren ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein, um in dynamischen Marktsituationen erfolgreich zu bleiben. Gerade die IT sehen wir hier als Enabler, um in Zukunft noch schneller die kundenbezogenen und internen Prozesse an geänderte Situationen anzupassen.

Offene Portallösungen, Kommunikation über Verbesserungspotentiale, adressatengerechte Aufbereitung der Inhalte für die entsprechenden Stakeholder: Diese wesentlichen Inputs aus den dynamischen Kommunikationsmustern können in Unternehmen für eine strukturierte Weiterentwicklung der Prozesse genutzt werden. Was Fachanwendungen betrifft, soll man aber Folgendes nicht vergessen: „Was man nicht weiß, kann man nicht modellieren!“