Sie sind unsichtbar, wir haben täglich mit ihnen zu tun und sie bilden das Rückgrat unserer Wirtschaft. Enterprise Resource Planning Systeme (kurz: ERP-Systeme) sind EDV-Systeme, mit denen Unternehmen ihre Kundendaten verwalten, die Produktion planen, Produkte kalkulieren, Rechnungen zahlen, Beschaffungen abwickeln, schlichtweg ihre Wertschöpfung planen und abwickeln.

„Das primitivste ERP-System ist, wenn ein Einzelunternehmer bei der Auftragsplanung sowohl sein Bankkonto als auch die Kapazität im Auge hat“, erklärt Dr. Alfred Taudes, Vorstand des Departments für Informationssysteme und Prozessmanagement an der WU Wien. Integrierte Systeme, wie sie heutzutage am Markt verwendet werden, können jedoch viel mehr. Sie verbinden sämtliche Bereiche des Unternehmens auf elektronischer Ebene. Den Kern eines ERP-Systems bildet dabei der Materialstamm, also alle Materialien, die im Unternehmen gekauft, verarbeitet und veräußert werden. Auf dieser Basis kann das System einen Geschäftsvorfall sofort für alle Prozessschritte, in denen das Material Verwendung findet, verarbeiten. „Die Zeit- und Kostenersparnis sind somit enorm.“ sagt der Experte.

 

Planungsfunktionen sind gefragt 

„Der ERP-Markt in Österreich ist gesättigt. “sagt Dr. Taudes „Jetzt geht es darum: Was kann das System, das ich habe, eigentlich wirklich und wie kann ich es voll nutzen.“ Die neueste Anwender-Zufriedenheits- Studie zu ERP-Software in Österreich bemängelt, dass ERP-Anbieter sich teilweise noch zu wenig auf die Auswertung der vorhandenen Daten fokussieren. „Dieses Thema kommt momentan immer mehr, da das erste Mal der Datenbestand ausreichend groß ist, um Prognosen und darauf basierende Planungen aus dem System ableiten zu können.“ Mit Hilfe der Software können Kunden nach verschiedensten Kriterien segmentiert und gezielt bearbeitet, sowie die Produktion, auch wenn sie in verschiedenen Ländern stattfindet, koordiniert und geplant werden. „Das ist bisher relativ krude gemacht worden“, weiß der Spezialist. „Zum Beispiel nicht auf Produkt-, sondern auf Produktgruppenebene. Und wenn ein Einbruch am Markt stattgefunden hat, wusste niemand so recht was zu tun ist.“

 

Prozesswissen des Anbieters ist entscheidend

Obwohl große Anbieter mit Beständigkeit und Erfahrung punkten, gibt es am ERP-Markt auch viele kleine Anbieter, die sich bei KMUs durch Kundennähe und spezialisiertes Prozesswissen gegen die Global Player behaupten können. Zwei Punkte sind für den Experten wesentlich bei der Auswahl eines Softwareanbieters und Beraters für ein ERPSystem:

 

1. Wissen, wie das Unternehmen funktioniert, mit klar definierten Arbeitsprozessen und Zuständigkeiten. Dieses Wissen ist ein kritischer Erfolgsfaktor und kann bis zu 80 Prozent der Beratungszeit in Anspruch nehmen.

2. Einen branchenerfahrenen Partner finden, mit dem es Spaß macht die Prozesse zu beleuchten. 

 

Dr. Taudes sieht im österreichischen Kammersystem einen Vorteil. Spezialisten mit Know-how für bestimmte Branchen würden sich herumsprechen. Doch auch die beste Software ersetzt unternehmerisches Denken nicht. 

 

Das größte Risiko ist immer der Markt 

Die Phasen einer Monats- oder Jahresplanung basieren hauptsächlich auf gut beherrschbaren technischen Größen wie Kapazitäten und Maschinenlaufzeiten. Das Unberechenbarste aber ist laut Professor Taudes der Ausgangspunkt jeder Planung: der Markt. Und genau das ist auch die Stärke eines ERP-Systems. „Eine einzelne Person ist aufgrund der Komplexität eines Unternehmens nicht mehr in der Lage die Auswirkungen einer Marktveränderung abschätzen zu können. Die Software schon.“ Allerdings bedingt es dafür eines wachen Geists in der Planung. Denn Prognosen im System basieren immer auf vergangenheitsbezogenen Daten.

Die Beobachtung neuer Entwicklungen am Markt, in der Forschung oder im Konsumentenverhalten obliegt weiterhin den schlauen Köpfen des Unternehmens, die aufgrund dieses Wissens, Szenarien im ERP-System planen können.