Im Jahr 2011 sind wir mit dem Projekt „New World of Work (NWOW)“ in unserem Wiener Microsoft Office gestartet. Das Ziel war und ist es seitdem, die Arbeitsräumlichkeiten unserer MitarbeiterInnen stets zu reflektieren und Veränderungen einzuleiten, die die Arbeitssituation des Einzelnen optimiert. Es gibt keine starren Grenzen mehr, weder zwischen Teams oder einzelnen Abteilungen noch zwischen Hierarchieebenen. Und selbst traditionelle Branchengrenzen verschwimmen immer mehr.

Erfordernisse 4.0

Digitale Technologien sind der Treiber vieler Veränderungen und gleichzeitig die Werkzeuge, die wir brauchen, um den Wandel produktiv zu gestalten. Um die Chancen der Digitalisierung voll zu nutzen, müssen Unternehmen schneller, beweglicher und anpassungsfähiger werden.

Sie müssen Veränderungen frühzeitig erkennen, Komplexität reduzieren, Innovationen schneller auf den Markt bringen und Kundenbedürfnisse antizipieren. Kurz, sie müssen zu lebendigen Organisationen werden – und dabei alle Möglichkeiten nutzen, die ihnen neue Technologien bieten.

Ausgedehnter Informationsfluss

Es gilt Hierarchien abzubauen und Verantwortung in die Teams zu delegieren, die nahe am Markt und am Kunden sind. Damit die MitarbeiterInnen dort „entscheidungsfähig“ werden, müssen alle Informationen jedem zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen. Das bedeutet auch: Silodenken und Abschottung haben ausgedient, Kooperation statt Wettbewerb heißt jetzt die Devise. Wissen muss fließen – Durchlässigkeit und Vernetzung sind die neuen Erfolgsfaktoren.

Das verlangt auch eine gewisse Flexibilität unserer Führungskräfte. Für gewisse Herausforderungen machen Hierarchie und klare Prozesse nach wie vor Sinn, für andere sind die Selbstorganisation und Bottom-up-Ansätze die beste Organisationsform. Situativ zwischen diesen Modi switchen zu können, ist eine sehr wichtige Fähigkeit.

Neu definierte Arbeitsräume

In unserem Microsoft Office in Wien wollen wir unseren MitarbeiterInnen noch mehr Entscheidungsspielraum geben. Wir haben deshalb eine Arbeitsumgebung geschaffen, die sich flexibel an verschiedene Anforderungen anpasst. In den Räumen entscheidet jeder selbst – und oft mehrmals täglich neu –  welche Umgebung gerade am besten zu seinen Aufgaben und persönlichen Bedürfnissen passt. Die Devise lautet: Workspace statt Workplace!

Es gibt Zonen, in denen wir ungestört denken oder Routineaufgaben abarbeiten können, und es gibt viele verschiedene Bereiche, die Diskussionen und den offenen Austausch fördern. Einschränkende Grenzen wurden aufgelöst, denn die Quellen des Neuen liegen im Zusammentreffen unterschiedlicher Menschen und Meinungen. Es gibt deshalb auch keine hierarchische Trennung und keine geschlossenen Türen mehr.

Auch unsere General Managerin Dorothee Ritz sucht sich täglich aufs Neue ihren Arbeitsplatz aus. Wir haben uns bemüht, Räume zu schaffen, in denen wir besser und produktiver zusammenarbeiten können.

Veränderte Arbeitszeiten

Die „New World of Work“ ist hierbei jedoch kein Selbstzweck: Microsoft Österreich profitiert vielschichtig von den getätigten Veränderungen. Seit dem Launch des Projektes vor sieben Jahren hat sich beispielsweise die Anzahl der Stunden pro Woche im Home Office um 13,7 Prozent auf knapp über elf Stunden gesteigert. Das macht die Zeiteinteilung flexibler und steigert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie enorm. Die Möglichkeit, sowohl zeitlich als auch örtlich flexibel zu arbeiten, ist heute für Young Potentials ein wichtiger Entscheidungsfaktor bei der Wahl des Arbeitgebers.

Vielfältige Einsparungen

Weiters hat Microsoft Österreich seit dem Beginn des Projektes 8 Prozent der Strom-, 9 Prozent der Telefon- und 12 Prozent der Betriebskosten eingespart. Durch den Einsatz von Video-Konferenzen per Skype und Instant Messaging nehmen unsere MitarbeiterInnen zu 50 Prozent mehr über Online Meetings an Besprechungen teil und ersparen sich so rund 50 Stunden Fahrzeit pro Person im Jahr.

Es geht bei der neuen Welt der Arbeit also keineswegs um eine inhaltliche Beweihräucherung – sondern um eine merkliche und messbare Steigerung der Produktivität aller Beschäftigten.