Die Dokumentation der laufenden Wartung eines Bauwerks wird in Zukunft immer wichtiger. Sie hat im Sinne des Auftrag- bzw. des Gesetzgebers den jeweiligen länderspezifischen Verordnungen bzw. den vom Bauherrn vorgeschriebenen Qualitäten zu entsprechen.

Zettelwirtschaft adé

Die digitale Form der Dokumentation hat sich mittlerweile großteils durchgesetzt. Sie optimiert die Arbeitsprozesse bzw. steigert die Effizienz der Datenerhebung um Dimensionen. Zahlreiche Unternehmen nutzen selbst erstellte digitale Systeme der Baudokumentation. Anbieter entwickeln entsprechende Software, die zumeist einfach mit Smartphone oder Tablet und PC handhabbar sind.

Fotos, Notizen und E-Mails werden in der App direkt zum Bauprojekt gespeichert. Anschließend kann mittels dieser Software am PC dann aus allen Bildern und Texten ein Baubericht erstellt bzw. Bautagebuch geführt werden. Notizen zu Ort, Wetter und Zeit werden dadurch überflüssig – diese Daten speichert die App automatisch zu jedem Foto. So können die Bestandteile der Dokumentation jederzeit auch nachträglich exakt räumlich und zeitlich eingeordnet werden.

Anforderungen

Eine Software für Baudokumentation sollte ortsunabhängig einsetzbar sein, also am besten direkt auf der Baustelle mit einem Computer (z. B. Tablet) erfasst und erstellt werden können. Sie verwendet alle Formen von Medien, kann also schriftliche, Audio- oder Videonotizen und Fotos verarbeiten.

Zu guter Letzt macht eine laufende Aktualisierung der Daten alle Dokumentationsschritte jederzeit nachvollziehbar. Gleichzeitig sollten Gebäudestruktur und Gebäudemanagement so selbstbestimmt und individuell wie möglich gestaltbar sein und Objektsicherheitsprüfungen dauerhaft und sauber dokumentiert werden können. Sinnvolle Methoden der Baudokumentation sind auch solche, die im Streitfall vor Gericht anerkannt werden.

Bestandspflege

Um die Dokumentation tatsächlich aller Vorgänge lückenlos zu gewährleisten, muss die Software aber auch über den Bau hinaus für die Verwaltung der Immobilien tauglich sein. Das Gebäudemanagement von Wohn-, Gewerbe- oder Industrie-Immobilien hat verschiedene Anforderungen an eine solche Software.

Vor allem das Facility Management für die Bewirtschaftung der Immobilie lässt sich digitalisiert deutlich effizienter gestalten, weil sich Abläufe dadurch reibungsloser organisieren lassen und unnütze Wege, auch überflüssige Kosten gespart werden können. Beispielsweise erinnern zusätzliche Memos an Termine, durchzuführende Arbeiten, Serviceleistungen, Zählerablesungen etc.

Die gesamte laufende Hausbetreuung wird durch die Dokumentation übersichtlich und nachweisbar. Auch Qualitätskontrollen während und nach der Bauphase sind durch die Zusammenführung der einzelnen Dokumentationen der Handwerker auf einfache Art und Weise möglich.