Als im Sommer 2016 die Studie der TU Wien über die Größe der Facility Service Branche und ihren Wandel in den nächsten 10 Jahren veröffentlicht wurde, haben zahlreiche Zeitungen getitelt „Roboter ersetzen den Hausmeister“. Diese Aussage zeigt, wie die Branche gesehen wird. Facility Manager sind die Hausmeister mit Krawatte. Das mag für einige Dienstleister, die Reinigung mit Facility Management verwechseln, stimmen. Aber international sieht man andere Trends.

Bedarfsanalyse als erster Schritt

Durch die Wirtschaftskrise 2009 haben viele Unternehmen zum ersten Mal erkannt, wie hoch ihre Aufwände für die Dienstleistungen rund um Gebäude sind. Meist machen sie 10 bis 20 Prozent vom Umsatz aus. Daher ist es wichtig zu definieren, was wirklich benötigt wird, um das Kerngeschäft optimal zu unterstützen.

Meist sind die Leistungsbeschreibungen über Jahre gewachsen und es werden Dienstleistungen gefordert, die teilweise nicht mehr benötigt werden. Durch eine Analyse des tatsächlichen Bedarfs und eine kontinuierliche Anpassung lassen sich rund 10 Prozent der Kosten sparen. Das beweist eine jährliche Studie der TU Wien bei den größten Unternehmen in ganz Europa.

Fast alle haben eine interne Abteilung oder eine Person, die diese Aufgabe erfüllt und dann professionell den Bedarf sourct. Das bedeutet nicht nur outsourcen, sondern auch unternehmenskritische Bereiche wieder in das Unternehmen eingliedern. Rund 80 Prozent der Leistungen sind aber bei der Hälfte der Firmen ausgelagert, um Kosten zu sparen und State-of-the-Art-Leistungen zu erhalten.

Weit mehr als Kostenreduktion

In den letzten Jahren ist ein weiterer Trend immer wesentlicher geworden: Durch den internationalen Fachkräftemangel ist der Wettbewerb, die besten Leute zu gewinnen und auch langfristig zu binden, für den Unternehmenserfolg immer bedeutender geworden. Gerade aber die vielzitierte Generation Y ist nicht nur durch höhere Gehälter zu motivieren.

Bei ihnen spielen das Image der Firma, die Herausforderungen durch den Job, aber auch das Arbeitsumfeld eine bedeutende Rolle. Der Arbeitsplatz bzw. das Arbeitsumfeld gewinnen an Bedeutung für die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Das kennen wir schon von Maslov. Nachdem wir die Grundbedürfnisse nach Sicherheit, Nahrung etc. gedeckt haben, gewinnen Selbstentfaltung und Selbstverwirklichung an Bedeutung.

Activity Based Working ist hier das Schlagwort. Der Mitarbeiter sucht sich den Arbeitsplatz aus, an dem er die ihm gestellte Aufgabe am besten erfüllen kann.

Sei es die Rückzugszone für konzentriertes Arbeiten, den Teamarbeitsplatz für die Projektzusammenarbeit oder die Lounge für den informellen Austausch. Die richtige Wahl hängt dabei sehr von der Person ab. Ein extravertierter kann Routinetätigkeiten gegebenenfalls viel besser mitten in der Gruppe bei hoher Lautstärke durchführen, ein introvertierter sucht dazu eher eine Rückzugszone aus.

„One Size does not fit all“

Das Konzept muss daher sehr auf die Bedürfnisse des Unternehmens, seiner Mitarbeiter und Abläufe angepasst sein. Die Potenziale sind enorm. Laut einer aktuellen Gartner-Studie lassen sich Krankenstände um rund 30 Prozent durch eine optimierte Arbeitsumgebung senken. Facility Manager stehen nun vor der Herausforderung, diese Arbeitswelten zu schaffen und auf den Wandel im Unternehmen anzupassen.

Im Gegensatz zu den oben erwähnten Einsparungen kann man aber nicht nur ein Prozent der Gesamtkosten sparen, sondern beim größten Kostenbereich den Mitarbeiterkosten bis zu acht Prozent mehr Produktivität gewinnen!

Der ERSTE Campus oder die Mondi Konzernzentrale sind aktuelle Beispiele. Sie sollen aber nicht nur die Mitarbeiter motivieren. Auch die Kunden werden an die Marke gebunden. Ein Beispiel ist das Restaurant George im ERSTE Campus, das genauso, wie das Online-Banking-Angebot der Bank heißt.

Die neuen Wissensnomaden

Zu dieser Entwicklung kommt ein neuer Trend. Laut Prognosen werden 2020 weltweit 40 Prozent der Erwerbstätigen als Einzelunternehmer tätig sein. Firmen engagieren sie für die Zeit eines Projektes (von 14 Tagen bis zu ein paar Monaten), danach arbeiten sie für ein anderes Unternehmen. Aber auch diese Personen brauchen Arbeitsplätze. Teilweise bieten ihnen die Auftraggeber diese, teilweise nutzen sie sogenannte Co-Working-Spaces.

Auch die klassischen Unternehmen decken Überlasten mit Co-Working-Spaces ab oder nutzen sie, um Projekte dort durchzuführen, wo sie keine Niederlassungen besitzen. Diese Trends zeigen, dass FM weit mehr als Reinigen ist, es sorgt für ein optimiertes Arbeitsumfeld und steigert Mitarbeitermotivation und -bindung.