Viele Unternehmen kämpfen nach wie vor mit großen Mengen an Papierdokumenten. Das ist nicht nur für die MitarbeiterInnen mühsam, sondern kostet Unternehmen auch Zeit und Geld und behindert den Workflow. Mit ein paar einfachen Tricks lassen sich Dokumente leichter verwalten, ablegen und wiederauffinden.

  • Ordnung muss sein: Damit die Suche nach Dokumenten schneller vonstatten geht, empfiehlt es sich, eine klare Ordnungs- und Ablagestruktur anzulegen. Haupt- und Unterthemen können aus der Berufspraxis heraus festgelegt werden. Auf diese Weise werden Aktenstrukturen übersichtlicher und die Zusammenarbeit effizienter.
  • Farbenspiel: Eine eindeutige Kennzeichnung von Vorgängen hilft ebenfalls beim Wiederauffinden von Dokumenten. Farben sind übrigens schneller zu identifizieren als Ziffern oder Buchstaben und sind daher eine perfekte Organisationhilfe für große und kleine Einheiten im Büro.
  • Lose Blätter: Schriftstücke zu lochen und abzuheften kann dauern. Dort, wo es Sinn macht, können Loseblatt-Ablagen einen schnelleren Umgang mit Dokumenten ermöglichen. Gerade Scans lassen sich so schneller anfertigen.
  • Menge macht das Gift: Dicke, sperrige Ordner zu Meetings schleppen? Für (Unter-)Themen, die voraussichtlich öfter benötigt werden, zahlt es sich aus, eigene, dünnere Ordnungsmappen anzulegen. So hat man Dokumente einerseits schneller zur Hand und andererseits in kleineren, sachgerechten Einheiten.
  • Kontinuität statt Bruch: Wer Ablage- und Archivierungssysteme oft ändert, benötigt hierfür Zeit und Geld und läuft Gefahr, nichts mehr zu finden. Daher: Am besten farbige Ordnungssysteme kontinuierlich verwenden und so von einer einmal geschaffenen und funktionierenden Papierorganisation langfristig profitieren.