Aufgeräumter Schreibtisch, sorgfältig sortierte Akten, perfekt organisiert in Mappen, einfach wiederzufindende Dokumente. So oder so ähnlich sieht es aus, wenn eine umfassende Papierorganisation Wirklichkeit wird. Keine Zettelwirtschaft, kein Papierchaos. Doch wie kann das funktionieren? Schließlich ist ein komplett papierloses Büro in vielen Fällen Zukunftsmusik.

Um Papierunterlagen am einfachsten, effizientesten und natürlich auch am zeitsparendsten zu organisieren, empfehlen sich spezielle Ordnungssysteme. Diese ermöglichen das perfekte Zusammenspiel aus: Dokumente administrieren, ablegen und wiederfinden – und zwar ohne viel Zeit oder Energie aufzuwenden.

Grundprinzip – einheitlich und nachvollziehbar

Dokumentenmanagement kann den Alltag im Büro immens erleichtern und spart im besten Fall auch noch Zeit, da man Akten schneller zur Hand haben kann. Außerdem kann eine umfassende Papierorganisation auch Kosten einsparen, da man beispielsweise Dokumente nicht unnötigerweise doppelt oder dreifach ausdrucken muss. Es gibt mehrere Möglichkeiten und Arten, wie eine moderne und transparente Papierorganisation aussehen kann.

Klarerweise hängt die Ordnungsstruktur von der Art des Unternehmens ab, beziehungsweise, welche Dokumente gebraucht und verwendet werden. Das Grundprinzip der Einheitlichkeit besteht aber branchenübergreifend.

Strukturiert, kategorisiert, organisiert

Um aus Papiertürmen wohlgeordnete Dokumente werden zu lassen, sind Ordnungsmappen, die einerseits platzsparend designt und andererseits auch übersichtlich gegliedert sind, das Zünglein an der Waage. So ist es sinnvoll, zunächst nach großen Kategorien und anschließend nach entsprechenden Unterthemen zu sortieren.

Wichtig dabei ist auch die optische Trennung der einzelnen Bereiche.

Am augenscheinlichsten gelingt das mit der Strukturierung nach Farben und einer simplen, aber aussagekräftigen und klar gekennzeichneten Beschlagwortung und Beschriftung. Daneben gibt es je nach Ordnungssystem noch passende Rahmen sowie Feinheiten, die zusätzlich bei der Kategorisierung, Strukturierung und Organisation helfen. Ohne Stress und gleichzeitig mehr Überblick durch Ordnung – es zahlt sich also aus, rechtzeitig Ordnungssysteme zu verwenden.