Ordnung ist das halbe Leben, sagt ein Sprichwort. Dass Unordnung die andere Hälfte ist, davon können viele ein Lied singen. Gerade die Ordnung am Arbeitsplatz kann manchmal in Bergen von Papier untergehen. Verständlich, dass die Vision vom papierlosen Büro Erleichterung im täglichen Arbeitsstress schaffen würde. Trotz vieler kurz-, mittel- und vor allem langfristiger Vorteile, gibt es sowohl bei Unternehmen als auch bei MitarbeiterInnen trotzdem Ressentiments.

Befürchtungen reichen von rechtlichen Regelungen über Unklarheit gegenüber digitaler Sicherheit, mangelnde Kenntnis über Alternativen zu Papier bis hin zu möglichen Kosten technischer Neuerungen. Dabei kann gerade bei der digitalen Umsetzung von Arbeitsprozessen auch die Umwelt (mit-)profitieren.

Digitale Ordnungshelfer

Dass die Digitalisierung längst in den Büros eingezogen ist, ist kein Geheimnis. Vielerorts herrscht aber noch die Unsicherheit oder Unkenntnis vor, welche Dokumente sich für eine digitale Aufbewahrung eignen und welche dennoch ausgedruckt und händisch abgelegt werden müssen. Papierchaos trotz Digitalisierung?

Zahlreiche technische Innovationen – sowohl bei Hardware als auch Software – können helfen, Klarheit und Struktur zu schaffen und gleichzeitig weniger Müll zu produzieren. Je nach Berufssparte können diese Digitalisierungs- und Ordnungshelfer unterschiedlich konzipiert oder programmiert sein. Eine Recherche und Nachfrage bei Digitalisierungsspezialisten kann daher Klarheit über Optimierungspotenziale in einem betrieblichen Umfeld bringen.

Papier vs. Computer

Digitale Arbeitsumfelder bieten außerdem die Möglichkeit für Zugriff aller MitarbeiterInnen – auch wenn diese vielleicht nicht gerade vor Ort sind. Ein Thema, das gerade durch die zeitliche und räumliche Flexibilisierung von Arbeit vor allem in der Zukunft wohl immer wichtiger werden wird.

Durch Verwaltungs- und Archivierungsprogramme wird kontinuierlich weniger Papiermüll produziert.

In manchen Berufen, etwa bei Notaren oder auch im medizinischen Bereich, gibt es nach wie vor Unterlagen, die schon allein rechtlich gesehen ausgedruckt werden müssen. Auch wenn das komplett papierlose Büro sich vielleicht noch nicht zu hundert Prozent verwirklichen lässt– Papier zu reduzieren ist nahezu überall möglich.

Potenzial: Nachhaltigkeit

Obwohl nachhaltige Bürolösungen in den verschiedensten Bereichen beständig auf dem Vormarsch sind, wird der Umweltaspekt vor allem in der Papierreduktion sichtbar – und zwar im wahrsten Sinne des Wortes.

Müssen Dokumente ausgedruckt werden, können Firmen aber dies zumindest auf recyclingfähigem Papier tun und anschließend in ökologischen Mappen und Ordnungssystemen ablegen. Ob klassisch organisiert, halb oder voll digitalisiert: Ordnung ist dann eben doch das ganze Leben – zumindest im Büro!