Jahrzehntelang war der Arbeitsalltag des Außendienstmitarbeiters relativ einfach zu beschreiben: Er ist viel unterwegs, besucht Kunden oder wirbt sie. Das ist heute nicht anders – nur das Umfeld hat sich verändert und auch viele Details der damit verbundenen Prozesse, im Büro wie unterwegs.

Aber werfen wir zuerst noch einen Blick zurück in das, was manche als „die gute, alte Zeit“ beschreiben. War der Außendienstler unterwegs, hielt er, was sich ergab – Abschlüsse, Aktennotizen, unterschriebene Protokolle und dergleichen mehr – schriftlich, oft sogar handschriftlich, fest. Alles musste nach Rückkehr ins Büro eingegeben werden.

Die möglichen Komplikationen waren dabei mannigfaltig: Zwar existierten für viele Formulare Vordrucke, aber was, wenn er einen davon nicht mithatte? Oder wenn ein bereits ausgefülltes Formular verlorenging? Von den Unmengen an Papier, die gerade bei längeren Reisen mitzuführen waren, ganz abgesehen. Und – um es ganz banal auszudrücken – er musste stets hoffen, nicht mit einem Ordner in den Regen zu geraten.

Mobile Workspaces – effizienteres Arbeiten

Moderne Technologien haben unser ganzes tägliches Leben stark verändert. Das beginnt bei der Reisebuchung und führt über mobile Kartenapps bis hin zu E-Mails am Smartphone, Laptop oder Tablet. Viele Problemquellen von früher wurden so eliminiert oder zumindest zurückgedrängt. Ein kurzes Mail nach einem Kundentermin und der Teamleiter ist über die wichtigsten Eckpunkte im Bilde.

In Zeiten innerhalb der EU kaum noch abschreckender Roaminggebühren ist es kein Problem mehr, etwa einen getätigten Abschluss noch am Abend im Hotel in die internen Datenbanken einzuspeisen, damit das Backoffice ihn gleich bearbeiten kann. Ein Zauberwort dabei ist „mobile workspace“, also eine IT-Umgebung, die das Arbeiten von nahezu überall aus ermöglicht. Das bedeutet unter anderem mobilen Zugriff auf Datenbanken und IT-Programme, auf Listen, E-Mails und allerlei Unterlagen, die vor Ort benötigt werden.

Unternehmen werden so flexibler und auch als Arbeitgeber attraktiver. Nicht nur AußendienstmitarbeiterInnen können von überall aus arbeiten und müssen nicht mehr zwangsweise im Büro sitzen – arbeiten von Zuhause, im Café oder im Wochenendhaus ist für viele MitarbeiterInnen ein Grund, sich für einen Arbeitgeber zu entscheiden. Unternehmen, die das mittels entsprechender Softwarepartner ermöglichen, haben es nachweislich einfacher, hochqualifiziertes Personal zu bekommen.

Datensicherheit verlangt höchste Priorität

Doch keine Rose ohne Dornen: So vorteilhaft die modernen Technologien sind, so sorgsam muss mit ihnen umgegangen werden. Die Anzahl der professionellen Hacker weltweit wird auf mehrere Millionen geschätzt – genau sagen kann das niemand. Klar ist aber, worum es vielen geht: Daten. Und genau hier liegt der Hase im Pfeffer.

Es ist nämlich egal, was ein Außendienstmitarbeiter als Produkt oder Dienstleistung verkauft, Daten generiert er auf jeden Fall. Damit ist das Motiv für den Hacker bereits vorhanden. Wer auf Mobile Workspaces und entsprechendes Device Management Wert legt (und das ist heute längst in fast allen Branchen notwendig geworden), der muss unbedingt auf die nötige Sicherheit achten.

Es lohnt sich also auf jeden Fall, nicht zum billigsten, sondern zum besten Paket zu greifen, und genau zu evaluieren, welche Sicherheitskomponenten benötigt werden. Dann werden Mobile Workspaces erst richtig zum Gewinn.