Einerseits durch die Zielsetzungen, lebenszyklusorientierte Gebäude zu konstruieren und andererseits für die späteren Betreiber und Nutzer, die Voraussetzungen für einen optimierten Gebäudebetrieb zu schaffen.

Die Verbindung von Kompetenzen in Planung, Errichtung und Betrieb von Gebäuden ist eine der wesentlichen Zielsetzungen, mit der sich die Facility Management Austria (FMA) – das Netzwerk für Facility Management in Österreich – intensiv beschäftigt. Gebäude werden in der Regel für Nutzer errichtet. Deshalb steht der Nutzer im Fokus des Gebäudebetriebes. Es ist daher verständlich, dass sich zunehmend Entwickler, Planer und Bauherrn bereits in den frühen Phasen des Projektes mit dem späteren Betrieb beschäftigen und bestmögliche Voraussetzungen dafür schaffen möchten.

Hier kommt dem Bauherrn und Nutzer bei der Definition der Vorgaben und Ziele am Projektbeginn eine zentrale Rolle zu. Das setzt einerseits voraus, dass der Bauherr (und auch Nutzer) sich seiner Bedürfnisse bewusst ist, weiß was er will und gemeinsam mit seinen Planern daraus eine Bestellqualität ableitet, sowie andererseits die Voraussetzungen für die Durchgängigkeit der Prozesse (Planen/Bauen/Betreiben) schafft.

Es ist aber auch wichtig, sich möglichst frühzeitig mit der Erstellung des FM- und Betriebsführungskonzeptes (Aufgaben und Verantwortungen für das strategische, taktische und operative FM) zu beschäftigen und diese Projekte von der Entwicklung über die Planung bis zur Errichtung nach facilitären Gesichtspunkten zu begleiten und den Fokus auf die Nachhaltigkeit die Lebenszykluskosten zu lenken.

Hier ist ein geschärfter Blick auf einen nicht zu hohen Technisierungsgrad ("keep it smart") und die Vorgaben der Ausstattung zu lenken. Aber es werden auch Weichenstellungen getroffen, denn beispielsweise kann ein Energiemanagement in der Betriebsphase nur funktionieren, wenn in der Planungs- und Errichtungsphase ein entsprechendes Zähl- und Messkonzept konzipiert und die Zähl- und Messpunkte (z.B. Smart Metering) auch ausgeführt werden.

Die Phase des Überganges von der Errichtung in den Betrieb ist eine ganz Entscheidende. Auch bei Gebäuden, die unter den ambitioniertesten  Zielsetzungen der Nachhaltigkeit geplant und errichtet wurden, kann nicht erwartet werden, dass sie automatisch nachhaltig betrieben werden. Dazu bedarf es viel Engagement und Umsetzungswillen aller Beteiligten in dieser Einregulierungs- und Inbetriebnahmephase, denn mit Beginn der Nutzung eines Gebäudes zeigt sich, ob die Erwartungshaltungen und Zielsetzungen, die bei der Konzeption, Planung und Errichtung gestellt wurden, auch erfüllt werden.

Wesentlich dabei ist auch die Sensibilisierung und Schulung der Nutzer. Nutzer erwarten sichere und funktionierende Gebäude. Die Basis dafür ist die Kenntnis über die Gebäude mit den technischen Anlagen und den damit verbundenen Daten und Dokumenten. Diese stellen Werte dar und deren Verfügbarkeit für den Betrieb eines Gebäudes unerlässlich ist.

Daten entstehen in der Planungs- und Errichtungsphase eines Gebäudes und werden in der Inbetriebnahmephase vom Planer und Errichter an den Betreiber und Nutzer übergeben. Durch den zunehmend hohen Technisierungsgrad  der Gebäude wird auch der Umfang der Daten zunehmend komplexer und somit der Dokumentationsaufwand größer. Trotz der Vielzahl von vorhandenen Daten und der digitalen Möglichkeiten, erfolgt die Daten- und Dokumentenübergabe von der Errichtungs- in die Betriebsphase oftmals unzureichend und nicht in entsprechender Qualität.

Hier herrscht entsprechend häufig Unzufriedenheit auf Seiten der Errichter und Bauherrn, aber insbesondere bei Nutzer und Betreiber bzw. Dienstleister. Die Betreiber und Nutzer kritisieren, dass sie bei der Übergabe des Objektes nicht jene Dokumente erhalten, die sie für den Betrieb des Objektes benötigen. Andererseits beklagen sich Planer, Bauausführende bzw. Errichter, dass sie mit großem Aufwand Dokumente erstellen und übergeben, die dann vom Betreiber doch nicht benötigt werden.

Diese Problematik wurde von der FMA in den letzten Monaten aufgearbeitet und mit dem von der FMA demnächst herausgegebenen Leitfaden und einer Checkliste „Dokumentation bei Objektübergabe“ wird ein wesentlicher Beitrag zur Klarheit betreffend Objektdokumentation mit integrierter Datenübergabe geschaffen. Das ermöglicht, ab Planungsbeginn die entsprechenden objektspezifischen Datenstrukturen aufzubauen und Zuständigkeiten bzw. Verantwortungen festzulegen, um eine ordnungsgemäße Informationsweitergabe für den Betrieb sicherzustellen.