Verwaltung 4.0 – warum ist das vor allem für Gemeinden interessant?

Die demografische Entwicklung und die daraus resultierenden finanziellen Mittel erfordern in der Verwaltung Perspektiven, die von heute nach morgen blicken lassen. Die stetig voranschreitende Digitalisierung weckt bei BürgerInnen, Unternehmen und selbstverständlich auch bei den Gemeinden das Bedürfnis nach neuen Services.

Die Basis dafür wurde in Österreich mit dem E-Government-Gesetz geschaffen. Zahlreiche Verwaltungsregister ermöglichen im genau definierten gesetzlichen Rahmen die Nutzung der dort gespeicherten Daten. Sie bilden somit das Fundament, mit welchem die Verwaltung von morgen gestaltet werden wird. GeOrg, der Städte- und Gemeinde-Organisator bringt alle Ansätze dafür mit.

Mit GeOrg wurde die Sichtweise weg von der Person mit Steuern und Abgaben hin zu einer versorgten Liegenschaft (Adresse) geändert. Diese geänderte Sichtweise erlaubt eine bessere Planung und eröffnet neue Entwicklungsmöglichkeiten im Gemeindegebiet einer Gemeinde.

Über welche Bestandteile verfügt Ihre IT-Lösung?

GeOrg, der Städte- und Gemeinde-Organisator, ist eine modular aufgebaute, integrierte Lösung. Neben den Standardfunktionalitäten in der Buchhaltung (Steuern & Abgaben, Verwaltung, Haushaltsbuchführung, Budgetierung und Rechnungsabschluss, Mahnwesen etc.), dem elektronischen Akt der revisionssicheren Archivierung und einer Mehrkanal-Zustellung (per Briefpost oder elektronisch als Hybrid-RSb oder E-Brief) lassen sich je nach Kundenbedürfnissen Module wie Inventar/Inventur, Barkasse, Entscheidungsmanagement, Bauakt, Versorgungsverpflichtung oder zählerstand.at im System freischalten.

Der modulare Aufbau stellt sicher, dass alle Anwendungen in einem System genutzt werden können. Die Anbindung von Fremdsystemen durch standardisierte Schnittstellen und die Integration von Geo-Informations-Systemen runden das verfügbare Angebotsspektrum ab.

Warum ist es wichtig, dass die verschiedenste Bereiche in einer IT-Lösung zusammenlaufen?

Die Einbindung unterschiedlichster Bereiche, wie der zentralen öffentlichen Verwaltungsregister, erlaubt der Verwaltung ein Höchstmaß an Datenqualität. Korrekte Verwaltungsdaten sind die Grundlage für fundierte und effiziente Verwaltungsprozesse. Dies trägt wesentlich zur Verwaltungsvereinfachung bei.

Im Zusammenspiel aller relevanten Verwaltungsbereiche, wird die Gemeindeverwaltung in die Lage versetzt, ihren gesetzlichen Aufgaben rascher, sozusagen auf Knopfdruck, nachzukommen und das wichtige Gut der Arbeitszeit für Bürgerkontakte zu nutzen. Ein weiterer Aspekt ist die effiziente Benutzer-, Rollen- und Rechtevergabe, die somit nur an einer einzigen Stelle erfolgt.

Welche Voraussetzungen sollte eine Gemeinde erfüllen, um diese Lösung zu integrieren?

Alle Gemeinden, die sich zu den bestgeführten Verwaltungen zählen möchten, erfüllen bereits die Voraussetzungen. Der Wunsch nach medienbruchfreier, elektronischer Abwicklung der Kernprozesse steht dabei meist an vorderster Stelle. Das Gemeindemanagement als moderne Art der Gemeindeverwaltung rückt in den Vordergrund, wiederkehrende Routineaufgaben können durch das System erledigt werden.

Eine weitere Voraussetzung kann darin liegen, dass eine Gemeinde sich zum Ziel gesetzt hat, Verwaltungsprozesse zu standardisieren, um somit eine Beschleunigung, bessere Nachvollziehbarkeit und besseren Kundenservice für BürgerInnen und Unternehmen zu bieten.

Ändert sich durch die Umstellung etwas für die Bewohner der Gemeinde?

Gemeinden nutzen die Umstellung auf ein neues EDV-System sinnvollerweise auch dazu, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen. Dies kann sich in der Anpassung der Vorschreibungstermine für die Hausbesitzabgaben (Müll, Kanal, Wasser) an die gesetzlich geregelten Termine der Grundsteuervorschreibung widerspiegeln.

Mit diesen Maßnahmen reduzieren Gemeindeverwaltungen den administrativen Aufwand und sparen Kosten für Druck und Versand der Vorschreibungen, da diese in einem Dokument den BürgerInnen zugestellt werden. Und selbstverständlich wird der Digitalisierung Rechnung getragen und BürgerInnen können sämtliche Dokumente elektronisch per E-Mail erhalten.