Ob die Wiener Netze, der ÖAMTC oder die Firma HOERBIGER – sie alle haben in den letzten Jahren eine neue Unternehmenszentrale in Österreich gebaut. So unterschiedlich die Firmen und deren Hauptsitze auch sind, eines haben sie gemeinsam: Sie setzten auf einen professionellen Partner, der die Unternehmen bei der Planung, Organisation und Umsetzung ihres Projektes als Bauherrenberater begleitet hat.

Mit Strategie und Struktur in Richtung Planung

Der erste Schritt zum Bau einer neuen Unternehmenszentrale ist die Strategiephase. Dabei muss sich der Bauherr Gedanken über die organisatorischen und firmenkulturellen Herausforderungen der Neuschaffung und Neupositionierung der Zentrale machen. Bereits in dieser Phase ist es durchaus sinnvoll, einen Partner mit der entsprechenden Expertise zu Rate zu ziehen.

Dieser Meinung ist auch DI Dr. Martin Langer, Leiter der Abteilung Facility Management bei HOERBIGER: „Uns war von Beginn an klar, dass wir nicht darauf spezialisiert sind, selber einen Neubau zu machen. Daher wollten wir von Anfang an jemanden an unserer Seite haben, der die Bauherrenrolle in unserem Interesse vertritt.” Am Ende der Strategiephase sollte feststehen, welche Anforderungen an die neue Zentrale gestellt werden und wie das Projekt in seinen Grundzügen aussehen soll. Das betrifft natürlich auch den finanziellen Aspekt.

Neue ÖAMTC Zentrale Wien Erdberg
© Bild:  Pichler & Traupmann Architekten / ÖAMTC

In der folgenden Initiierungsphase ist entscheidend, dass der Bauherr im Detail sein Bedarfsprogramm aufbaut. Dabei ist eine umfassende MitarbeiterInnenkommunikation zum Projekt für die Akzeptanz, Einbindung und Mitgestaltungsmöglichkeit der künftigen Nutzer entscheidend. In einem NutzerInnenbedarfsprogramm wird genau beschrieben, welche Flächen gebraucht werden und welche Strukturen für das Unternehmen benötigt werden.

Nicht die Frage: Was hast du jetzt?, sondern die Frage: Was brauchst du, damit die Abläufe im Unternehmen zukünftig noch besser funktionieren?, sollte im Mittelpunkt stehen.”

Eine genaue Erhebung des unternehmerischen Bedarfs sieht auch Peter Steczowicz, Leiter der Organisationsentwicklung bei den Wiener Netzen, als einen der entscheidenden Faktoren für die Schaffung einer erfolgreichen neuen Unternehmenszentrale: „Ein wesentlicher Erfolgsfaktor nach der Entschlussfassung zum Neubau eines Gebäudes ist eine saubere Erhebung des Bedarfes.

Dabei ist wichtig, die eigenen MitarbeiterInnen in diesen unternehmerischen Veränderungsprozess einzubeziehen. Denn sie wissen am besten darüber Bescheid, welchen Anforderungen ihr neuer Arbeitsplatz auch in Zukunft gerecht werden muss.

 

Die Suche nach dem richtigen Planungspartner

Am Ende der Initiierungsphase stehen der Aufbau eines Projektbudgets und einer Projektorganisation. Auch die Grundstücksauswahl fällt in diese Phase der Projektplanung. Darauf folgt der nächste Schritt, die Planungsphase. Hier ist es wichtig, den richtigen Planungspartner auszusuchen, der die Planungsseite des Projekts im Sinne des Bauherren realisiert. Dies geschieht am besten über die Auslobung eines Architekten- oder Generalplanerwettbewerbs.

Entscheidend ist in dieser Planungsphase, dass der Bauherr darauf achtet, dass seine Bedarfe entsprechend berücksichtig und eingebunden werden. Das bestätigt auch DI Oliver Schmerold, Verbandsdirektor des ÖAMTC: „Damit ein so umfangreiches Projekt wie eine neue Unternehmenszentrale erfolgreich realisiert werden kann, ist es besonders wichtig, genügend Zeit in die Planung zu investieren. Denn jede Abänderung nach der Detailplanung kostet viel Zeit und Geld.” Der Bauherr muss sich bezüglich der Vergabe zwischen diversen Errichtungspartnern entscheiden. Dabei sind sowohl Einzelvergaben als auch Paketvergaben, Generalunternehmervergaben oder Totalunternehmervergaben möglich.

Nach der Vergabe beginnt die Ausführungsphase, in der das neue Bauwerk entsteht und es nutzerspezifisch angepasst wird. Der Bauherrenberater bildet dabei eine Nahtstelle zwischen dem Bauherren und einem oder mehreren Errichterunternehmen und unterstützt den Erstgenannten beim Kosten- und Terminmanagement. Noch vor der Ausführungsphase sind Projektbudgetierung und Investitionsentscheidungen auch auf der Basis von Folgekosten zu treffen.


© Bild:  Querkraft Architekten / HOERBIGER

Dabei ist vor allem eine Lebenszykluskostenbetrachtung entscheidend: Was kostet die neue Infrastruktur jährlich in Bezug auf die Vollkosten? Auch an einen Betreiber des neuen Gebäudes im Sinne von Reinigung, Sicherheit und Hausdiensten muss gedacht werden. Erst dann ist der Übergang in die letzte Phase des Bauprojekts möglich: die Übergabe an den Betrieb und die Nutzung der neuen Unternehmenszentrale.